Kritische Erfolgsfaktoren für einen produktiven Social Workplace
Die Art und Weise wie wir zusammenarbeiten ändert sich infolge der Digitalisierung dramatisch. Flexibilität, Selbstbestimmung und Eigenverantwortung spielen dabei eine zentrale Rolle. Wer diese Werte im Unternehmen fördern möchte, braucht nicht nur eine effiziente Collaboration-Lösung, sondern auch eine moderne Unternehmenskultur.
Feste Büroarbeitsplätze, langjährige Arbeitsverhältnisse und reguläre Arbeitszeiten sind längst nicht mehr so selbstverständlich wie früher. Infolge der Digitalisierung verschwinden traditionelle Arbeitshierarchien, während Werte wie Agilität, Eigenverantwortung und Flexibilität in den Vordergrund gestellt werden. Die zwischenmenschliche Kommunikation, sowohl im Privatleben als auch im Büro, ist in den letzten Jahren immer vernetzter, interaktiver und mobiler geworden. Dadurch hat sich die Art und Weise wie Teams in Unternehmen zusammenarbeiten dramatisch verändert. Angesichts dieser Entwicklungen gewinnen Collaboration-Lösungen, mit denen Unternehmen ihre täglichen Aufgaben besser bewältigen und die Zusammenarbeit verbessern können, zunehmend an Bedeutung.
Social Business
Insbesondere Social-Enterprise-Anwendungen sind stark im Kommen. Während man 2013 meist von einem Hype sprach, zeigt sich nach Angaben der Marktforschungs- und Beratungsfirma Experton Group, dass Social Business ein Trend ist, der in den letzten Jahren nachhaltige Spuren innerhalb der Unternehmensstrukturen verzeichnete und noch viele Jahre zentrales Bindeglied moderner IT-Strategien sein wird . Social Business treibt die digitale Transformation , davon sind die Münchner Analysten überzeugt. Vor diesem Hintergrund prognostizieren sie dem deutschen Markt für Social Business in den kommenden Jahren ein “rasantes” Wachstum. Wie der Social Business Vendor Benchmark, der Experton letztes Jahr veröffentlichte, zeigt, werde das Geschäftsvolumen zwischen 2015 und 2019 von 2,7 auf 7,8 Milliarden Euro ansteigen. Pro Jahr würde das ein durchschnittliches Wachstum von 31 Prozent bedeuten – kaum ein anderer ITK-Bereich erreiche eine solche Dynamik.
Das Konzept, das hinter dem Konzept Social Business steckt, ist eigentlich nicht neu. Unternehmensweite Intranets mit Blogs, Chat, Wikis und Co. waren die ersten Ausprägungen von dem, was wir heute als Social-Software für Unternehmen bezeichnen. Doch mit dem Siegeszug von Cloud- und Mobile-Computing, neuen Trends wie Consumerization und BYOD (Bring your Own Device), aber vor allem mit dem starken Einfluss, der die sozialen Medien auf unsere Gesellschaft haben, haben sich die Anforderungen grundlegend verändert. Während die Business-2.0-Anwendungen aus der PC-Ära auf die Abbildung und Optimierung von Arbeitsprozessen abzielten, rückt der Mensch bei modernen Social-Enterprise-Systemen verstärkt in den Vordergrund. So sollen Firmen damit in die Lage versetzt werden, mithilfe von Funktionen, die man aus Twitter, Facebook und Co. kennt, die Mitarbeiterkommunikation, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit verbessern zu können.
Organisatorischer Wandel
Ein produktives Social-Workplace, in dem moderne Arbeitsformen gezielt gefördert werden, setzt allerdings einen organisatorischen Wandel voraus, der von Anfang an in den Fokus gestellt werden sollte. Denn “die” perfekte Collaboration-Lösung allein genügt nicht. Um Social-Business-Initiativen zum Erfolg zu führen, braucht es sowohl Führung als auch Verhaltensänderungen . Wie die Beratungsfirma CentreStage, die sich auf das Thema Enterprise 2.0 spezialisiert hat, erklärt, erfordert die Transformation zu einem Enterprise 2.0 eine weitreichende Veränderung der Unternehmenskultur . Dabei sollen alle Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, sich in das Unternehmen einzubringen, sich zu beteiligen und mit ihren Kompetenzen zu partizipieren. Unternehmen sind nach Einschätzung der Experten insofern gut beraten, einen offenen Informationsaustausch über Hierarchien hinweg zu erlauben, die Transparenz von Informationen und Entscheidungen zu steigern und mehr Selbstbestimmung und Eigenverantwortung zu ermöglichen.
Nutzerakzeptanz ist das A und O
Nach Angaben der Marktforschungs- und Beratungsfirma Gartner scheitern viele Social-Collaboration-Projekte, weil Unternehmen diese nicht planvoll angehen . Ohne ein gut ausgearbeitetes und überzeugendes Ziel, so die Analysten, werden die meisten Social-Enterprise-Initiativen keinen Mehrwert für das Geschäft erbringen.
Dabei stellt Gartner fest, dass die Nutzung der Tools im Vergleich zu bisherigen Roll-Outs neuer Technologien nicht verordnet werden kann. Vielmehr müssen Mitarbeiter gezielt überzeugt werden, mitzumachen. Unternehmen, die auf “Provide and Pray” setzen – das heißt, den Angestellten eine Social-Collaboration-Software einfach vor die Nase stellen und beten, dass dabei etwas Gutes herauskommt – seien zum Scheitern verurteilt. Stattdessen sollte das Management einen überzeugenden Grund mit deutlichen Zielen vorgeben, so die Empfehlung der Analysten. Nur dann könne man die Mitarbeiter dazu motivieren, ihre Zeit und ihr Wissen beizusteuern und eine aktive Community im Unternehmen zu bilden, die von jedem Mitglied bereichert wird.
Die Nutzerakzeptanz entscheidet wie kaum ein anderer Faktor über den Erfolg oder Misserfolg jeder Social-Business-Initiative. Aus dem Grund muss zum einen die eingesetzte Social-Collaboration-Lösung einfach und intuitiv in der Bedienung sein. Zum anderen müssen den Anwendern deutliche Ziele kommuniziert werden, damit sie von der Nutzung der Lösung einen echten Mehrwert für sich erkennen können.
Fazit
Moderne Social-Collaboration-Lösungen versprechen eine effiziente Zusammenarbeit in Unternehmen jeder Größe oder Branche. Mit leistungsfähigen Features rund um Kommunikation, Dokumenten- und Wissensmanagement sorgen sie dafür, dass Unternehmen, die flexible Arbeitsbedienungen implementieren, ihre Produktivität nicht nur beibehalten, sondern sogar verbessern können. Flexibilität, Selbstbestimmung und Eigenverantwortung spielen dabei eine zentrale Rolle. Wer diese Werte im Unternehmen fördern möchte, braucht zum einen eine moderne, leistungsfähige Software. Denn mit den klassischen Mitteln der PC-Ära können moderne Arbeitsformen nicht implementiert werden. Doch eine technische Lösung reicht allein nicht aus. Um Social-Business-Initiativen zum Erfolg zu führen ist ein organisatorischer Wandel erforderlich. Denn nur wenn Unternehmen dazu bereit sind, ihre Unternehmenskultur und Arbeitsprozesse neu zu denken, werden sie das volle Potenzial ihrer Collaboration-Lösung ausschöpfen können.
