Wie viel Intranet darf’s denn sein?
Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen - das kann von klassischer Top-Down-Kommunikation bis zum vollausgestatteten Digital Workplace reichen. Für jeden Anspruch gibt es diverse dedizierte Lösungen, viele davon überschneiden sich an diversen Ecken. Und da soll man dann noch den Überblick behalten?
Gerade bei Investitionsanschaffungen wie Software ist man gut beraten, wenn man die Anforderungen im Voraus absteckt und anhand harter und weicher Kriterien eine erste Vorauswahl trifft. Aber was sind denn eigentlich die Unterschiede zwischen den angebotenen Plattformen? Man stößt früher oder später auf Begriffe, die einen ersten Einblick in die Einsatzmöglichkeit des Produkts geben sollen: in der Regel sind das die Mitarbeiter-App, das Social Intranet und der Digital Workplace.
Die Mitarbeiter-App legt den Fokus auf den mobilen Ansatz, auch Mobile First genannt. Die App ist in der Regel verfügbar für die gängigen Systeme iOS und Android – andere Betriebssysteme für Smartphones schauen leider nicht selten in die Röhre. Der Umfang dieses Intranets ist oft verschlankt, damit man sich mobil gut zurecht findet und nicht überfordert wird. Kernfunktionen sind meist Inhaltsseiten und News-Artikel zur Informationsverteilung, oft kommt noch ein Chat und Self-Service Optionen wie ein digitalisierter Urlaubsantrag oder die Einreichung einer Krankmeldung per Smartphone dazu.
Das Social Intranet schaut verstärkt auf die kollaborative Nutzung der Plattform. Bottom-Up oder auch horizontale Kommunikation werden begrüßt und zahlreiche Social-Funktionen wie Likes und Kommentare laden zur regen Nutzung ein. Der kommunikative Teil unter den Nutzern ist hier oft genauso wichtig wie der redaktionelle Teil. Social Intranets sind in der Regel Browser-gebunden und bieten eine mobile App als Unterstützung zur „großen“ Ansicht. Beliebt sind hier auch Gruppenräume oder Channels, in denen sich die Kolleg*innen nicht nur zu Projekten oder betrieblichen Themen austauschen, sondern auch feierabendliche Aktionen planen können. Auch als Wissenssammlung zum Abbau von Informationssilos wird ein Social Intranet gern genutzt.
Einen Schritt weiter geht der Digital Workplace. Die kollaborativen und die redaktionellen Funktionen sind auch hier ein großer Bestandteil, aber als digitaler Arbeitsplatz kommen hier noch weitere spannende Funktionen hinzu: so können beispielsweise Prozesse digitalisiert, Schnittstellen zu anderen Systemen innerhalb der Firmeninfrastruktur angebunden und Daten ausgetauscht werden. Der Digital Workplace dient nicht nur als Hub zum Absprung in zusätzlich genutzte Software, sondern kann diese teilweise integrieren oder gar ganz ablösen. Besonders HR-Funktionen wie eine digitale Mitarbeiterakte und damit verbundene Prozesse wie eine Zeiterfassung, die Urlaubsplanung und eine Abwesenheitsübersicht werden gern direkt im Digital Workplace integriert.
Beim Stöbern und Vergleichen stellt man schnell fest, dass diese Kategorien keinesfalls feste Parameter und die Begriffe oft untereinander austauschbar sind. Auch auf einen bestimmten Funktionsumfang für die benannte Kategorie wird sich nicht fest gelegt, Überschneidungen sind üblich.
Eine modulare Lösung wie XELOS passt sich darüber hinaus an Ihre Anforderungen an und wächst mit diesen, wenn der Bedarf sich nach der ersten Einführung verändert. Die meisten Anbieter bieten auch unverbindlich Testversionen oder geführte Demonstrationen an; von diesen Angeboten sollte unbedingt Gebrauch machen werden.
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