Intranet-Anbieter im Vergleich: So finden IK & HR die passende Lösung

Wer sich heute mit dem Thema Intranet beschäftigt, merkt schnell: Die Auswahl ist groß. Sehr groß. Neben klassischen Intranet Plattformen gibt es modulare Digital Workplaces, Social Intranets, Mitarbeiter-Apps und flexible Entwicklungsplattformen. Das ist zunächst eine gute Nachricht. Denn Unternehmen können heute deutlich gezielter auswählen, was zu ihrer Arbeitsweise, ihrer Kultur und ihrer Belegschaft passt.

Gleichzeitig wird die Entscheidung komplexer. Viele Lösungen ähneln sich auf den ersten Blick, unterscheiden sich aber deutlich in Ansatz, Tiefe und Alltagstauglichkeit. Deshalb lohnt es sich, weniger auf Produktnamen zu schauen – und stärker auf das Grundprinzip dahinter: Wofür ist eine Lösung gemacht? Welche Anforderungen unterstützt sie besonders gut? Und wo braucht es Ergänzungen oder bewusste Kompromisse?

Gerade für Interne Kommunikation und HR ist diese Perspektive entscheidend. Denn hier geht es nicht nur um Technik, sondern um Reichweite, Akzeptanz, Kultur und tägliche Nutzung. 

In diesem Artikel ordnen wir die wichtigsten Arten von Intranet-Lösungen ein, zeigen typische Stärken und Grenzen auf und geben eine Orientierung, welche Fragen sich IK und HR vor der Auswahl stellen sollten. Die Einordnung orientiert sich an etablierten Marktmodellen, wie sie unter anderem in der Market Leaders Matrix für den D-A-CH-Raum von maidoq sowie in Marktübersichten von OMR und SCM genutzt werden (siehe Quellangaben).

Warum Intranet-Vergleiche oft mehr verwirren als helfen

Viele Intranet-Vergleiche arbeiten mit Rankings oder sehr detaillierten Feature-Listen. Das wirkt objektiv – hilft IK und HR in der Praxis aber oft nur begrenzt. Denn ein Intranet kann technisch sehr mächtig sein und trotzdem im Alltag kaum genutzt werden. Gerade nicht-technische Zielgruppen stehen vor langen Listen aus Modulen, APIs, Integrationen und Konfigurationsoptionen – und fragen sich oft, was davon im Alltag tatsächlich relevant ist. Das überfordert eher, als dass es Klarheit schafft. Denn die entscheidenden Fragen sind meist andere:

• Wie leicht finden Mitarbeitende Inhalte?
• Wie schnell lassen sich News veröffentlichen?
• Wie gut funktioniert das Intranet mobil?
• Und wie hoch ist der Pflegeaufwand für Redaktion und HR im Alltag?

Ein sinnvoller Vergleich richtet den Blick daher weniger auf „noch mehr Funktionen“, sondern auf Passung, Einfachheit und Nutzung. Genau diese Perspektive liegt auch der folgenden Marktsegmentierung zugrunde.

Meine Meinung zum Thema

Aus meiner Erfahrung zeigt sich genau an dieser Stelle immer wieder ein zentrales Problem: Viele Organisationen springen zu früh in den Vergleich einzelner Tools. Sie versuchen, Entscheidungen anhand von Bewertungen, Scores oder Feature-Listen zu treffen, ohne vorher geklärt zu haben, welche Art von Intranet sie eigentlich suchen.

Ich halte es für deutlich hilfreicher, den Auswahlprozess umzudrehen. Nicht zuerst fragen: Welcher Anbieter ist der beste? Sondern: Welcher Ansatz passt zu unserer Organisation, unserer Arbeitsweise und unseren Zielgruppen? Wer diese Frage für sich beantworten kann, reduziert die Komplexität der Auswahl erheblich – und vermeidet Vergleiche zwischen Lösungen, die für völlig unterschiedliche Szenarien entwickelt wurden.

Gerade für Interne Kommunikation und HR ist diese Perspektive entscheidend. Denn hier geht es weniger um technische Maximalanforderungen, sondern um Alltagstauglichkeit, Akzeptanz und nachhaltige Nutzung. Ein Intranet muss nicht alles können, sondern das Richtige leisten – für die Menschen, die täglich damit arbeiten.

In der Praxis zeigt sich zudem, dass viele Organisationen bestimmte Arten von Intranet-Lösungen von vornherein falsch einordnen. Social Intranets gelten etwa als „zu einfach“ oder „nicht strategisch genug“, während umfassende Digital Workplaces automatisch als die bessere Lösung wahrgenommen werden. Beides greift zu kurz.

Welche Lösung sinnvoll ist, hängt weniger vom Funktionsumfang ab als vom Nutzungskontext. Ein schlankes, gut genutztes Intranet kann für Interne Kommunikation und HR deutlich wirkungsvoller sein als ein komplexes System, das im Alltag kaum angenommen wird.

Vier Typen von Intranet-Lösungen

Die folgenden Kategorien helfen dabei, unterschiedliche Ansätze im Intranet-Markt einzuordnen. Die genannten Beispiele stehen stellvertretend für den jeweiligen Lösungsansatz und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

1. Digital Workplaces: Umfassend, integrierbar – aber konzeptionell anspruchsvoll

Digital Workplaces bieten einen sehr hohen Funktionsumfang und lassen sich tief in bestehende IT-Landschaften integrieren. Sie decken zahlreiche Anwendungsfälle ab: Wissensmanagement, Dokumente, Prozesse, Services und Schnittstellen zu Drittsystemen.

Die Stärke dieser Lösungen liegt in Struktur, Governance und Anpassbarkeit. Gleichzeitig bringen sie längere Projektlaufzeiten und einen höheren konzeptionellen Aufwand mit sich. Ohne klare Rollen, Prozesse und redaktionelle Zuständigkeiten können sie schnell komplex wirken.

Typische Vertreter sind unter anderem Microsoft SharePoint, Confluence, Powell Intranet, Mozzaik365 oder auch stark individualisierte Digital-Workplace-Setups. Und auch XELOS PRO lässt sich mit umfangreichen individuellen Anpassungen in diesem Segment verorten – insbesondere dann, wenn komplexe Strukturen, Integrationen und spezifische Anforderungen im Fokus stehen.

Aus IK- und HR-Sicht gilt: Digital Workplaces funktionieren besonders gut, wenn Kommunikation, IT und Fachbereiche eng zusammenarbeiten – und wenn von Anfang an klar ist, welche Inhalte und Prozesse wirklich zentral abgebildet werden sollen.

2. Intranet-Plattformen: Der pragmatische Mittelweg zwischen Struktur und Kommunikation

Intranet-Plattformen sind modular aufgebaut und verbinden strukturierte Inhalte mit redaktioneller Kommunikation und sozialen Elementen. Sie sind darauf ausgelegt, schrittweise zu wachsen und sich an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen.

Im Vergleich zu Digital Workplaces sind sie meist schneller einführbar und im Alltag einfacher zu betreiben. Gleichzeitig bieten sie genug Struktur, um Inhalte sinnvoll zu ordnen und dauerhaft nutzbar zu machen.

Zu dieser Kategorie zählen unter anderem LumApps, Staffbase, Haiilo, Omnia, Interact – und auch XELOS PRO, wenn es ohne umfangreiches Customizing eingesetzt wird.

Gerade für IK und HR sind Intranet-Plattformen häufig attraktiv, weil sie redaktionelle Arbeit erleichtern, Reichweite ermöglichen und gleichzeitig Raum für Weiterentwicklung lassen.

3. Social Intranets & Employee Apps

Reichweite, Einfachheit und mobile Nutzung im Fokus

Social Intranets und Mitarbeiter-Apps sind konsequent auf Nutzung ausgelegt. Sie sind meist Mobile-First, stark standardisiert und bewusst schlanker im Funktionsumfang. Ziel ist es, Informationen schnell zu verbreiten, Dialog zu ermöglichen und Mitarbeitende unabhängig vom Arbeitsplatz zu erreichen.

Diese Lösungen eignen sich besonders für Organisationen mit vielen mobilen oder dezentralen Mitarbeitenden, etwa in Produktion, Logistik oder Pflege. Typische Anbieter sind Flip, XELOS ONE, Beekeeper, Speakap, Quiply oder LOLYO.

4. Entwicklungsplattformen

Maximale Freiheit – maximale Verantwortung

Entwicklungsplattformen sind weniger fertige Produkte als Baukästen. Sie bieten große Flexibilität und lassen sich sehr individuell anpassen, erfordern dafür aber Zeit, Know-how und klare Zielbilder.

Zu dieser Kategorie gehören unter anderem Intrexx oder HumHub. Sie sind besonders dann sinnvoll, wenn sehr spezifische Anforderungen bestehen oder bestehende Prozesse stark individualisiert abgebildet werden sollen.

Für IK und HR bedeutet das: viel Gestaltungsspielraum – aber auch ein höherer Abstimmungs- und Pflegeaufwand. In der Praxis hilft es, die eigene Situation grob einzuordnen: 

• Wer vor allem Reichweite, Dialog und schnelle Kommunikation stärken möchte, findet sich häufig bei Social Intranets und Mitarbeiter-Apps wieder.
• Organisationen, die strukturierte Inhalte, redaktionelle Prozesse und schrittweises Wachstum in den Fokus stellen, sind mit Intranet-Plattformen oft gut beraten.
• Und dort, wo komplexe Strukturen, Integrationen und individuelle Prozesse zentral abgebildet werden sollen, führt der Weg meist in Richtung Digital Workplace.

Diese Einordnung ersetzt keine Detailprüfung – sie hilft aber, den Markt sinnvoll einzugrenzen.

Hinweis aus der Praxis 

Organisationen können mit einer schlankeren Lösung wie XELOS ONE starten und diese je nach Bedarf in Richtung XELOS PRO weiterentwickeln – mit oder ohne individuelles Customizing. Solche Modelle ermöglichen es, das Intranet schrittweise an wachsende Anforderungen anzupassen, etwa auch im Hinblick auf unterschiedliche Betriebsmodelle wie Cloud oder On-Premises.

Was der Vergleich für IK und HR wirklich zeigt

Für Interne Kommunikation und HR zählen daher andere Kriterien als für IT:

Erreichen wir Mitarbeitende zuverlässig? Ist die redaktionelle Arbeit machbar? Unterstützt das Intranet Orientierung, Kultur und Austausch? Und bleibt der Aufwand im Alltag beherrschbar?

Dabei lohnt sich auch ein genauer Blick auf die unterschiedlichen Perspektiven: Während HR häufig Themen wie Onboarding, Prozesse, Informationen und Orientierung im Blick hat, steht für die Interne Kommunikation meist Reichweite, Aktualität und Dialog im Vordergrund. Diese Unterschiede prägen, welche Anforderungen ein Intranet erfüllen muss – und warum es selten die eine perfekte Lösung für alle gibt.

Ein Intranet kann technisch perfekt sein – und kommunikativ scheitern.

Fazit: Der richtige Vergleich stellt die richtigen Fragen

Die Vielfalt an Lösungen ist kein Problem, sondern eine Chance. Unterschiedliche Anbieter verfolgen unterschiedliche Ansätze – und genau darin liegt ihre Stärke.

Aus meiner Erfahrung aus Projekten im D-A-CH-Raum zeigt sich immer wieder: Erfolgreiche Intranets starten nicht mit langen Wunschlisten, sondern mit klaren Zielen. Sie müssen nicht alles können, sondern das Richtige unterstützen – verständlich, alltagstauglich und nah an den Menschen.

Ein gutes Intranet fühlt sich nicht wie ein zusätzliches System an, sondern wie ein selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags. Und genau daran sollten sich Vergleiche messen lassen.

FAQ – häufige Fragen aus der Praxis

Was ist der größte Fehler bei der Auswahl eines Intranets?

Der häufigste Fehler ist, zu früh auf Funktionen oder einzelne Anbieter zu schauen. Ohne klare Ziele für Kommunikation, HR und Zusammenarbeit wird selbst eine gute Lösung schnell zum Nebenkanal.

Brauchen Unternehmen zwingend ein „modernes“ Intranet?

Entscheidend ist nicht das Label, sondern der Nutzen. Wenn Mitarbeitende Informationen finden, Inhalte ankommen und das Intranet selbstverständlich genutzt wird, ist es modern genug.

Gleichzeitig lohnt es sich, regelmäßig zu prüfen, ob dem bestehenden Intranet etwas fehlt: etwa mobile Nutzbarkeit, einfache Pflege, bessere Auffindbarkeit von Inhalten oder neue Formen der Interaktion. Werden solche Anforderungen wichtiger und lassen sie sich mit dem bestehenden System nicht mehr sinnvoll abbilden, kann es sinnvoll sein, sich nach ergänzenden oder alternativen Lösungen umzusehen.

Ist ein Social Intranet automatisch besser für Interne Kommunikation?

Nicht automatisch. Social Intranets sind stark bei Reichweite und Dialog, ersetzen aber keine strukturierten Wissensbereiche.

Wie wichtig ist die Einbindung von HR und IK?

Sehr wichtig. Werden sie zu spät eingebunden, entstehen Lösungen, die technisch funktionieren, aber kommunikativ nicht tragen.

Lieber klein starten oder alles abbilden?

Ein schrittweiser Start schafft Akzeptanz und senkt den Pflegeaufwand. Große All-in-One-Starts überfordern oft.

Woran erkennt man ein erfolgreiches Intranet?

Nicht an Klickzahlen allein, sondern daran, ob Mitarbeitende es selbstverständlich nutzen und als Hilfe im Alltag wahrnehmen.

Quellen & weiterführende Inhalte

maidoq Market Leaders Matrix (D-A-CH)

OMR Reviews: Software Guide Social Intranet

SCM – Intranet – Marktübersicht und Trends