Das FAQ zu XELOS

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu XELOS – geordnet nach Themenbereichen. Sie haben weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns einfach telefonisch oder per E-Mail.

Produkt

Dies hängt von der gewünschten XELOS-Version ab und ob Sie neben der normalen Einrichtung noch weitere, kundenspezifische Anpassungen wünschen.

XELOS ONE kann bereits innerhalb von 24 Stunden für Sie bereitgestellt werden und auch das Employer Branding lässt sich schnell mit wenigen Klicks umsetzen, sodass Sie innerhalb kürzester Zeit mit Ihrer eigenen Mitarbeiter-App starten können. Mit unserem Onboarding Paket unterstützen wir Sie bei Einrichtung und Livegang.

Mit XELOS PRO in der Cloud sind Sie bereits in wenigen Tagen startklar und Anpassungen können dann folgen. Das Projekt beginnt mit einem Kickoff-Workshop, bei dem besprochen wird, wie die Plattform bei Übergabe konfiguriert sein soll und endet mit der Übergabe des schlüsselfertigen Systems. Bei benötigtem Customizing stehen wir nach dem Prinzip der agilen Entwicklung während des gesamten Projekts mit Ihnen in Kontakt und Sie können die Fortschritte jederzeit einsehen.

Bei XELOS PRO On-Premises-Installationen oder bei solchen mit mehr Anpassungswünschen rechnen wir mit etwas mehr Vorlaufzeit ab Bestellung, je nach aktueller Auftragslage. Die genaue Dauer des Projektes hängt hier stärker von der IT des Kunden ab.

Ja, um einen sauberen Ablauf des Projekts zu sichern, benötigen wir feste Ansprechpartner, die sich mit dem Intranetprojekt beschäftigen und die ersten Inhalte für die Plattform generieren. Das Team sollte je nach Komplexität des geplanten Systems wachsen.

Folgende Funktionen sind in XELOS PRO im Standard enthalten: Funktionen 

Darüber hinaus kann XELOS PRO optional um folgende Funktionen erweitert werden: Add-Ons

Sie haben spezielle Anforderungen? Sprechen Sie uns gerne an!

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Ja, XELOS PRO ist modular und der Funktionsumfang lässt sich flexibel erweitern durch unsere hinzu buchbaren Add-ons für CRM, HRM, Digitale Prozesse (Formulare, Listen, Workflows, Veranstaltungsmanagement) oder unser Translation-Modul für Übersetzungen. Auch Customizing bis hin zu komplett eigenen Apps und Modulen ist möglich, sprechen Sie uns an! Eine Auflistung unserer Add-ons finden Sie hier: 

XELOS Add-Ons

Ja, die Startseite in XELOS kann komplett individuell konfiguriert werden, zum Beispiel als redaktionell gepflegte Inhaltsseite mit einer Kombination aus statischen und dynamischen Inhalten. In XELOS PRO sind darüber hinaus weitere Varianten möglich, zum Beispiel Portal oder Activitystream. Das Design kann je nach Kundenwunsch modifiziert werden. Auch unterschiedliche Startseiten für verschiedene Unternehmensbereiche oder Standorte sind möglich. 

Ja, XELOS PRO verfügt über eine praktische Microsoft 365 Integration. Funktionen aus XELOS, Microsoft 365 und Microsoft Teams können so intelligent miteinander verknüpft werden. 

Das beinhaltet z.B.

  • Anbindung an Microsoft Azure, inkl. Single Sign On
  • Direktes Bearbeiten von Microsoft Dokumenten aus XELOS PRO heraus
  • Integration in Microsoft Teams als App zur Verlinkung von Inhalten
  • Abonnieren von Microsoft Outlook-Kalendern direkt in XELOS PRO
  • Übergreifende Suche nach Inhalten und Dokumenten direkt aus Microsoft Applikationen heraus
  • Anbindung an OneDrive Business zum Hinzufügen von Dokumenten

Alle Infos zu Microsoft 365

Ja, externe Personen können in XELOS PRO eingeladen werden, um zum Beispiel in einzelnen Projektgruppen mitzuarbeiten. Durch die granulare Rollen- und Rechteverteilung sehen Externe dabei nur die Bereiche, auf die sie Zugriff haben sollen. 

Ja, XELOS bietet Ihnen eine kontextsensitive Volltextsuche, um die gewünschten Informationen, Dokumente und Beiträge auf Knopfdruck zu finden. Die XELOS Suche unterstützt dabei auch Elasticsearch. Erweiterte Funktionen wie die Filterung der Inhalte, z.B. nach Autor, Dokumententyp etc. und die einstellbare Gewichtung von Suchergebnissen (in XELOS PRO) werden ebenfalls unterstützt.

In XELOS sind diverse Benachrichtigungsoptionen verfügbar. Neue Benachrichtigungen tauchen immer in der rechten Leiste auf und können zusätzlich per Email an die hinterlegte Adresse des Nutzers oder als Push-Notification an das verknüpfte Mobilgerät gesendet werden. Der Nutzer kann hier bei den meisten Benachrichtigungen selbst entscheiden, ob und wie man benachrichtigt werden möchte - einzige Ausnahme bilden hier kritische Nachrichten, von denen der Nutzer sich nicht abmelden kann.

Täglich oder wöchentlich ist auch ein Aktivitätenbericht per Email verfügbar.

Ja, anonymisierte Statistiken sind verfügbar, jedoch aus Datenschutzgründen nicht auf der Basis einzelner Nutzer. Über die integrierten Statistiken lässt sich zum Beispiel die Gruppen-Aktivität nachvollziehen, die Anzahl der Log-Ins, wie viele Benutzer gerade online sind, die Dokumenten Aktivität, Anzahl der sozialen Interaktionen, wie oft eine Seite aufgerufen wurde und vieles mehr. 

Ja, das Erstellen und Verarbeiten von Formularen ist in XELOS PRO mit unserem Add-On „Digitale Prozesse“ möglich. Mit der integrierten Workflow-Engine können Formulare auch direkt weiter verarbeitet werden, zum Beispiel Umfragen, Genehmigungsprozesse, Bestellungen, Arbeitsanweisungen mit Lesebestätigung, Audits und vieles mehr. Weitere Informationen finden Sie unter:

Digitale Prozesse

Ja, mit unserem für XELOS PRO hinzu buchbaren Add-On „Digitale Prozesse“ lassen sich Prozesse auf Knopfdruck automatisieren. Das Add-On beinhaltet digitale Listen, Workflows sowie Veranstaltungsmanagement und Formulare. Weitere Informationen finden Sie unter:

Digitale Prozesse

Wir arbeiten kontinuierlich an der verbesserten Barrierefreiheit von XELOS. Da sich die zu berücksichtigten Standards sowie technische Anforderungen an Hard- und Software regelmäßig ändern, orientieren wir uns stets an der aktuellen Verordnung zur Barrierefreiheit BITV, zur Zeit in der Version 2.0 vom 25. Mai 2019. Sprechen Sie uns bei Interesse gern auf unsere Roadmap zur Barrierefreiheit für die kommenden XELOS Versionen an.

Mobiles Arbeiten

Ja, für XELOS stellen wir je eine App für Android wie auch für iOS zur Verfügung. So können auch Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz auf das Intranet zugreifen. Auf Wunsch können wir die App auch als Whitelabel-App anbieten: hier bekommen Sie Ihr eigenes App-Logo und individualisierbare Onboarding Screens.

Mitarbeiter-App

Mit der Bring Your Own Device Strategie können dienstliche Apps auf dem eigenen Smartphone benutzt werden. So benötigt nicht jeder Mitarbeiter ein dienstliches Gerät. XELOS verfügt über eine integrierte Geräteverwaltung, mit der der Nutzer seine Geräte eigenständig registrieren und beim Verlust wieder abmelden kann. Alternativ kann das aber auch durch eine IT Abteilung zentral gemanaged werden. 

Sofern in Ihren persönlichen Einstellungen in XELOS der Erhalt von Push Benachrichtigungen gewünscht ist, können Sie diese auch auf PC und Smartphone aktivieren.

Auf dem PC sind die Benachrichtigungseinstellungen abhängig vom verwendeten Browser. In Google Chrome lassen sich diese beispielsweise wie folgt konfigurieren: 

  1. Öffnen Sie Chrome Chrome auf Ihrem Computer.
  2. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü  und dann Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Datenschutz und Sicherheit und dann Website-Einstellungen und dann Benachrichtigungen.
  4. Wählen Sie die gewünschte Standardeinstellung aus.
    Benachrichtigungen einer Website zulassen:
    a) Klicken Sie neben „Dürfen Benachrichtigungen senden“ auf Hinzufügen.
    b) Geben Sie dann die Adresse der Website ein. 
    c) Klicken Sie auf Hinzufügen.

Sofern Sie einen anderen Browser nutzen, finden Sie auch dort die Benachrichtigungsoptionen in den Einstellungen.

Auf dem Smartphone gehen Sie in die Einstellungen, wählen Sie die XELOS App und klicken dort auf "Mitteilungen erlauben". 

Ja, XELOS ist responsiv über die von uns unterstützten Browser nutzbar. Dadurch passt sich XELOS einfach an das benutzte System an, z.B. Kiosk-PCs, Dashboards, Mobilgeräte, Arbeitsplatz-PCs etc.

Lizenzen & Preise

Der Preis ist abhängig von Nutzerzahl, Version und Hosting. XELOS PRO wird in Nutzerpaketen lizensiert; das bringt Flexibilität, wenn Mitarbeiter ausscheiden oder neue hinzukommen. Lizensiert wird nach dem sogenannten Named User- Modell – d.h. auf XELOS dürfen nur die Nutzer zugreifen, die einen registrierten, namentlich eingetragenen Log-In besitzen. Für einen ersten Überblick haben wir hier nähere Informationen hinterlegt: 

Preise XELOS PRO

Kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Kostenindikation für Ihr Unternehmen!

Für gemeinnützige Organisationen, Bildungseinrichtungen und Verbände bieten wir bei unserer Version XELOS PRO einen speziellen NPO-Rabatt an. Sprechen Sie uns an.

Bei unserer Version XELOS ONE ist leider kein NPO-Rabatt möglich.

Gerne führen wir Sie in einer unverbindlichen Tour durch unser Demosystem, auf das Sie im Anschluss auch Zugriff zum selbst Testen bekommen. Vereinbaren Sie hier direkt einen Termin mit uns:

Jetzt testen

Eine Aufstockung der Nutzerlizenzen ist während Ihrer Laufzeit jederzeit kurzfristig möglich. Kontaktieren Sie unseren Vertrieb für ein Angebot!

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Gerne können wir Ihren Demo-Zugang auch nach Ablauf des Testzeitraums von 30 Tagen nochmal verlängern, wenn Sie mehr Zeit zum Testen benötigen. Kontaktieren Sie uns einfach!

Nicht die passende Antwort gefunden oder Sie haben spezielle Anforderungen? Dann sprechen Sie uns gerne an.

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Erweiterte Funktionen

Für XELOS PRO gibt es diverse Add-ons, die Ihr Social Intranet weiter ausbauen. So können Prozesse digitalisiert und Inhalte übersetzt werden, und auch Lösungen für HRM und CRM sind direkt in Ihr Intranet integrierbar. Eine ausführliche Auflistung aller verfügbaren Add-ons finden Sie hier: 

XELOS Add-ons

Auf Wunsch liefern wir die XELOS Mobile App auch gebrandet als sogenanntes Whitelabel aus. Mit diesem Add-on bekommen Sie eine App mit Ihrem eigenen Logo im App Store und Play Store und weitere nützliche Funktionen zur Individualisierung. Mehr Info zum Whitelabel Add-on finden Sie hier: 

Mitarbeiter-App

Mit dem HRM Add-on kann der Jahresurlaub jedes Nutzers eingereicht, geplant und koordiniert werden. Die praktische Abwesenheitsübersicht gibt Auskunft über eventuelle Überschneidungen. Alle Infos zum HRM Add-on gibt’s hier: 

HRM Add-on

Wir liefern XELOS standardmäßig in deutscher und englischer Systemsprache aus. Weitere Sprachen können in XELOS PRO über Customizing unterstützt werden. XELOS PRO erlaubt es mit dem Add-On Translation außerdem, auch Inhalte wie Newsartikel und Chatverläufe automatisch in die vom Nutzer gewählte Sprache zu übersetzen. Mehr Info zum Translation Add-on finden Sie unter: 

Translation Add-on

Ja! Das XELOS PRO Add-on Digitale Prozesse beinhaltet unseren umfangreichen Veranstaltungsmanager mit vielen nützlichen Funktionen rund um Events. Die Gästeliste verwalten, Einladungen verschicken und sogar eine Bezahlfunktion integrieren sind so direkt im Intranet möglich. Alle Vorteile vom Add-on Digitale Prozesse finden Sie hier: 

Digitale Prozesse Add-on

Kunden, Lieferanten und ähnliche Daten lassen sich mit dem CRM Add-on direkt im Intranet verwalten und abrufen. Auch Berichte und Kampagnen wie Werbemailings können mit dem Add-on erstellt und überwacht werden, damit jede Aktion mit minimalem Aufwand zum Erfolg wird. Alles zum CRM Add-on hier: 

CRM Add-on

Technik

Ja, sowohl XELOS ONE als auch XELOS PRO stehen als SaaS-Lösung zur Verfügung. In der SaaS Variante profitieren unsere Kunden von einer schnellen Bereitstellung in unserer deutschen Private Cloud mit zugesicherter Performance, schnellen Serverantwortzeiten und skalierbarer Infrastruktur. Eine eigene IT-Infrastruktur oder ein Betriebsteam beim Kunden werden nicht benötigt.

Mehr Informationen

Ab 500 Nutzern stellen wir XELOS PRO als On-Premises Variante zur Verfügung, in der unsere Kunden XELOS sicher auf eigenen Servern und vorhandenen IT-Infrastrukturen nutzen. 

Wichtig hierbei: Der eigenständige Betrieb von XELOS setzt sowohl eine geeignete technische Infrastruktur als auch das notwendige Know-how in zahlreichen Themen, Technologien und Betriebsthemen voraus. Sprechen Sie uns an!

XELOS ONE gibt es dagegen ausschließlich in der Cloud.

Mehr Informationen

XELOS läuft grundsätzlich auf jedem Internetfähigen Gerät, welches über einen gängigen Browser verfügt (z.B. Google Chrome, Mozilla Firefox, MS Edge). Da sich die Standards im Internet schnell weiterentwickeln, ist es wichtig, dass die Nutzer immer eine aktuelle Version ihres präferierten Browsers benutzen.

Darüber hinaus bieten wir für alle Mobilgeräte auch unsere nativen Apps für iOS sowie für Android an.

XELOS ist eine webbasierte Anwendung, auf die Sie im Browser oder über die XELOS App zugreifen können. Da sich die Standards im Internet schnell weiterentwickeln, ist es wichtig, dass immer eine aktuelle Version des präferierten Browsers auf dem PC installiert ist. Folgende Browser werden von uns in der jeweils aktuellen Version unterstützt:

  • Microsoft Edge
  • Google Chrome
  • Mozilla Firefox
  • Apple Safari

Ja, selbstverständlich! 

Bei Erwerb einer XELOS ONE Lizenz ist unser Onboarding Paket standardmäßig enthalten. Wir starten das Projekt immer mit einem Welcome Call, Einführung in das System, Administration und Onboarding Themen. Die Einrichtung des Grundsystems und Vorbereitungen auf den Produktivbetrieb übernehmen wir ebenfalls und begleiten auch den Livegang. 

Jedes XELOS PRO Projekt beginnt bei uns mit einem Kickoff-Workshop, in dem das Projektteam vorgestellt wird, das mit Ihrem Team gemeinsam die Einrichtung und Konfiguration vornimmt. Gerne beraten wir Sie hier auch zu weiteren Anforderungen, Anpassungen und möglichen Customizings. Wir entwickeln mit Hilfe von agilen Methoden, heißt auch während der Entwicklung haben Sie Zugriff auf den aktuellen Stand. Zusätzlich bieten wir auch Schulungen für Administratoren und das Redaktionsteam an, um Ihnen die Einführung von XELOS so leicht wie möglich zu gestalten.

Major Release Updates von XELOS erscheinen alle 12-18 Monate. Dazwischen kann es sofern notwendig auch kleinere Minor Updates geben zur Verbesserung von Funktion und Sicherheit. In der XELOS PRO Cloud werden Updates durch unser Release Team eingespielt, bei Kunden mit eigenen XELOS-Servern erhalten Sie von uns eine Information und pflegen Ihr Update dann selbständig ein.

XELOS PRO lässt sich dank diversen Schnittstellen einfach in bestehende IT-Systeme integrieren und mit anderen Anwendungen verknüpfen.

Hier ein Auszug:

  • Microsoft M365 / Azure
  • Active Directory/LDAP
  • WebDAV
  • Elasticsearch
  • REST APC und SOAP Schnittstellen
  • uvm.

Nicht das passende gefunden? Auf Wunsch entwickeln wir auch gerne spezielle Custom API’s für Ihren individuellen Einsatzzweck. Sprechen Sie uns an!

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Sicherheit & Datenschutz

Dies ist abhängig von der gewählten Hosting-Option. Bei Nutzung unserer XELOS Cloud werden Ihre Daten DSGVO-konform in modernen, TÜV-geprüften Rechenzentren in Deutschland gespeichert. In der Variante XELOS PRO On Premises entscheiden Sie selbst, wo Sie Ihre Daten speichern möchten.

Alles zur Sicherheit

Ja, XELOS erfüllt die Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung. Weitere Informationen finden Sie unter:

Datenschutz

Passwörter werden individuell gehasht und sonst nicht weiter gespeichert. Änderungen in den Nutzer-Accounts werden dem jeweiligen Benutzer sofort via E-Mail mitgeteilt. Darüber hinaus können Länge und Komplexität sowie Lebensdauer von Passwörtern seitens des Administrators definiert werden. Auch die automatische vorübergehende Sperrung eines Kontos, nach einer festlegbaren Zahl von Fehlversuchen bei der Anmeldung, wird unterstützt.

Unter anderem Single-Sign-On, NTLMv2, SAML 2.0, Authentifizierung über Active Directory und LDAP, Radius, Token, 2-Factor-Authentifizierung (E-Mail oder TOTP z.B. mit Google Authenticator).

Support

Unser BASIC Support ist in Ihrer Lizenz bereits inkludiert und beinhaltet den Zugriff auf unser Ticket System mit 40 Supportpunkten pro Jahr. Darüber hinaus bieten wir auch weitere Servicelevel an, zum Beispiel für hohe Nutzerzahlen oder bei Produktivsystemen mit besonders business-kritischen Daten. Unser SILVER Support beinhaltet einen Notfallsupport mit festem Ansprechpartner und verkürzt die generelle Rückmeldung auf 24 Stunden. Gerne beraten wir Sie entsprechend Ihrer Anforderungen.

Kontakt

Ja, unsere Handbücher finden Sie im Dokumentationsbereich:

Handbücher

XELOS Kunden mit laufendem Supportvertrag loggen sich bitte in unserem Support-Portal ein und reichen die Anfrage über das Ticketing System ein oder wählen in Notfällen unsere technische Hotline, die kundenspezifisch und gemäß des vereinbarten SLA Level kommuniziert wird. 

Ja, einige Tutorials sowie einen allgemeinen Rundflug durch XELOS 9 finden Sie hier:

Videos

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Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick über XELOS und Sie können die Lösung dann direkt und unverbindlich in der Cloud testen.

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