Zettel gespart! Moderne HR im Intranet

In wie vielen deutschen Unternehmen läuft immer noch alles nach dem Motto „Papier ist geduldig“? Dabei kommt es nicht einmal auf Mitarbeiterzahl oder Branche an; ob Konzern oder KMU, Reisekosten und Urlaubsanträge werden weiterhin über ein ausgedrucktes Formular beantragt, das im besten Fall dann von den Kolleg*innen der Personalabteilung in eine Software eingetippt wird. Der Zettel wird abgeheftet, der schwere Ordner kommt wieder ins Regal.

In regelmäßigen Abständen müssen die Ordner dann in den Keller, um Platz für das neue Jahr im Büro zu machen. Geht das nicht einfacher, schneller, bequemer?

Der Digitale Arbeitsplatz: Effizienz durch Digitalisierung

Ein modernes Intranet sollte die Möglichkeit bieten, eine digitale Mitarbeiterakte anzulegen. Hier werden die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit, die Urlaubstage, Kontakt- und Kontodaten sowie wichtige Dokumente hinterlegt und sind jederzeit durch berechtigte Mitarbeiter sichtbar. Diese Informationen bilden die Grundlage für Berechnungen in Modulen wie etwa der Urlaubsverwaltung oder der Zeiterfassung und sollten sorgfältig geführt und aktuell gehalten werden.

Intelligente Workflows befähigen den eingeloggten User, seine Urlaubsanträge digital an die verantwortliche Mitarbeiter im Unternehmen weiterzuleiten – ohne Emails oder Ausdrucke, sondern direkt in der Plattform, die ohnehin täglich genutzt wird. Die Hierarchie wird hierbei häufig schon im Active Directory fest gelegt, der Arbeitsablauf ist daher vom Admin höchst anpassbar, auch ohne tiefere Kenntnisse.

Krankmeldungen und Reisekosten: einfach und schnell

Auch bei Krankmeldungen hilft ein HR-Modul fürs Intranet, den Prozess schneller und bequemer zu gestalten. Gerade, wenn die Funktion auch über eine Smartphone-App verfügbar ist, kann die AU einfach abfotografiert und hochgeladen werden – und liegt damit gleich in der richtigen Abteilung. Kein Gang zur Post, keine offenen Fälle, um die sich der/die Vorgesetzte langwierig kümmern und immer wieder dran erinnern muss.

Super praktisch ist dabei auch, dass Informationen wie die Abwesenheiten automatisch in die Übersicht im Intranet eingepflegt werden und die Mitarbeiter so immer auf einen Blick sehen können, wer nicht erreichbar ist.

Besonders für Außendienstler*innen sind Reisekosten relevant. Ein smartes Intranet sorgt für ein übersichtliches, leicht zu füllendes Formular, in dem Belege gleich hinterlegt werden können und leitet den Antrag an die verantwortlichen Mitarbeiter weiter.

Eine zuverlässige Zeiterfassung ist seit 2015 Pflicht. Natürlich könnte man hier ein zusätzliches System anschaffen – muss man aber nicht. Ein modernes Intranet sollte die Möglichkeit bieten, die Arbeitszeiten gleich auf der Plattform zu erfassen, die man ohnehin täglich nutzt. Mitarbeiter können ihre Zeiten so also unkompliziert im Intranet erfassen, lesen und überprüfen.

Wenn es darum geht, sich zu digitalisieren, sollte auch immer in Betracht gezogen werden, so viele Funktionen wie möglich in einem System zu verbinden. Viele Unternehmen setzen dabei auf Microsoft-Lösungen, die sich normalerweise nahtlos in bestehende Intranet-Strukturen integrieren lassen.

Wir bei XELOS stehen Ihnen zur Seite, wenn es darum geht Ihr Unternehmen sinnvoll zu digitalisieren und Ihre Mitarbeiter von unnötigem Verwaltungsballast zu befreien. Unsere Intranet-Lösungen bieten umfassende Funktionen für die Verwaltung von Humanressourcen, Zusammenarbeit und Kommunikation. Sprechen Sie uns an und lernen Sie unser Produkt gerne in einer Demo näher kennen!

FAQ

Warum sollte mein Unternehmen auf digitale Prozesse umstellen?

Digitale Prozesse sind effizienter, sparen Zeit, reduzieren den Verwaltungsaufwand und bieten durch fest vorgegebene Arbeitsläufe ein erfolgreiche Qualitätsstandarts. Sie ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Anträgen und die zentrale Speicherung wichtiger Dokumente im Intranet.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Arbeitsplatz für die Mitarbeitenden?

Ein digitaler Arbeitsplatz erleichtert den Zugang zu wichtigen Informationen, ermöglicht die einfache und schnelle Beantragung von Urlaub oder Reisekosten und reduziert die Notwendigkeit von Papierdokumenten. Mitarbeiter können so Informationen im Intranet einfach finden und bearbeiten. Und auch die Zusammenarbeit in Teams wird durch diese Anpassungen erleichtert.

Kann ein digitaler Arbeitsplatz an die spezifischen Bedürfnisse unseres Unternehmens angepasst werden?

Ja, ein digitaler Arbeitsplatz wie XELOS kann individuell an die Anforderungen und Strukturen Ihres Unternehmens angepasst werden. Intelligente Workflows und anpassbare Module ermöglichen eine flexible Integration. Die Zusammenarbeit in Teams wird durch diese Anpassungen ebenfalls erleichtert, denn durch die zentrale Verwaltung im Intranet können Teams effizienter zusammenarbeiten und vielfältige Informationen schneller finden und nachlesen.

Wie sicher sind die digitalen Daten im System?

Ein modernes Intranet wie XELOS bietet umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. Zugriffskontrollen, eine Rechtemanagement und Verschlüsselungen, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten haben.