Zettel gespart! Moderne HR im Intranet
In wie vielen deutschen Unternehmen läuft immer noch alles nach dem Motto „Papier ist geduldig“?
Dabei kommt es nicht einmal auf Mitarbeiterzahl oder Branche an; ob Konzern oder KMU, Reisekosten und Urlaubsanträge werden weiterhin über ein ausgedrucktes Formular beantragt, das im besten Fall dann von den Kolleg*innen der Personalabteilung in eine Software eingetippt wird. Der Zettel wird abgeheftet, der schwere Ordner kommt wieder ins Regal.
In regelmäßigen Abständen müssen die Ordner dann in den Keller, um Platz für das neue Jahr im Büro zu machen. Geht das nicht einfacher, schneller, bequemer?
Ein moderner Digital Workplace sollte die Möglichkeit bieten, eine digitale Mitarbeiterakte anzulegen. Hier werden die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit, die Urlaubstage, Kontakt- und Kontodaten sowie wichtige Dokumente hinterlegt und sind jederzeit durch berechtigte User sichtbar. Diese Daten bilden die Grundlage für Berechnungen in Modulen wie etwa der Urlaubsverwaltung oder der Zeiterfassung und sollten sorgfältig geführt und aktuell gehalten werden.
Intelligente Workflows befähigen den eingeloggten User, seine Urlaubsanträge digital an die verantwortliche Person im Unternehmen weiter zu leiten – ohne Emails oder Ausdrucke, sondern direkt in der Plattform, die ohnehin täglich genutzt wird. Die Hierarchie wird hierbei häufig schon im Active Directory fest gelegt, der Arbeitsablauf ist daher vom Admin höchst anpassbar, auch ohne tiefere Kenntnisse.
Auch bei Krankmeldungen hilft ein HR-Modul fürs Intranet, den Prozess schneller und bequemer zu gestalten. Gerade, wenn die Funktion auch über eine Smartphone-App verfügbar ist, kann die AU einfach abfotografiert und hochgeladen werden – und liegt damit gleich in der richtigen Abteilung. Kein Gang zur Post, keine offenen Fälle, um die sich der/die Vorgesetzte langwierig kümmern und immer wieder dran erinnern muss.
Super praktisch ist dabei auch, dass Abwesenheiten automatisch in die Übersicht eingepflegt werden und man immer auf einen Blick sehen kann, wer nicht erreichbar ist.
Besonders für Außendienstler*innen sind Reisekosten relevant. Ein smartes Intranet sorgt für ein übersichtliches, leicht zu füllendes Formular, in dem Belege gleich hinterlegt werden können und leitet den Antrag an die verantwortliche Person weiter.
Eine zuverlässige Zeiterfassung ist seit 2015 Pflicht. Natürlich könnte man hier ein zusätzliches System anschaffen – muss man aber nicht. Ein moderner Digital Workplace sollte die Möglichkeit bieten, die Arbeitszeiten gleich auf der Plattform zu erfassen, die man ohnehin täglich nutzt.
Wenn es also darum geht, sich zu digitalisieren, sollte auch immer in Betracht gezogen werden, so viele Funktionen wie möglich in einem System zu verbinden.
Wir bei XELOS stehen Ihnen zur Seite, wenn es darum geht Ihr Unternehmen sinnvoll zu digitalisieren und Ihre Mitarbeiter*innen von unnötigem Verwaltungsballast zu befreien. Sprechen Sie uns an!
