5 Tipps für erfolgreiches Texten in der internen Kommunikation

Die interne Kommunikation ist in unserer schnelllebigen Welt wichtiger denn je. In einer Zeit, in der sich Unternehmen ständig weiterentwickeln und die Anforderungen an die MitarbeiterInnen immer vielfältiger werden, ist eine effektive interne Kommunikation entscheidend für den Erfolg einer Organisation. Sie ermöglicht es, Inhalte zeitnah und zielgerichtet zu teilen, Mitarbeitende einzubinden und Wissen zu teilen.  

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten als ProduktdesignerIn in einem Unternehmen und haben kürzlich an einer Weiterbildung teilgenommen, die Ihr Wissen und Ihre Fähigkeiten erweitert hat. Nun liegt es an Ihnen, dieses neue Wissen mit Ihren KollegInnen zu teilen und einen Beitrag darüber zu verfassen. Ein spannender Moment, in dem Sie Ihre Erfahrungen und Erkenntnisse mit der Belegschaft teilen möchten. Doch wie stellen Sie sicher, dass Ihr Artikel auch tatsächlich gelesen und beachtet wird? 

Wir haben 5 wichtige Tipps für erfolgreiches Texten in der internen Kommunikation für Sie zusammengestellt, die Ihnen helfen, Ihre Botschaft klar und verständlich zu vermitteln, die Aufmerksamkeit Ihrer LeserInnen zu gewinnen und Ihre Inhalte so zu strukturieren, dass sie leicht zugänglich und ansprechend sind.  

In der Kürze steckt die Würze 

Versuchen Sie, Ihre Botschaft möglichst präzise zu formulieren, sodass Ihr Text nicht länger wird als wirklich nötig. Vermeiden Sie dabei unnötige Ausschweifungen oder Details, die nicht wirklich relevant sind. Der Umfang eines Artikels steht dabei in direktem Zusammenhang zu seinem Inhaltstyp. Denn zum Beispiel braucht eine kurze Meldung über die nächste Firmenveranstaltung weniger Platz als eine ausführliche Dokumentation des neuesten Produktupdates. Als Faustregel können Sie sich einen ungefähren Wert von 300 bis 800 Wörtern merken, wobei für kurze Meldungen auch schon 100 bis 300 Wörter ausreichend sind. 

Auf die Struktur kommt es an 

Die Struktur eines Textes kann sich sowohl auf den Inhalt als auch auf die Einteilung beziehen.

Ersteres ist wichtig, um einen roten Faden durch die Erzählung zu ziehen – das stellt sicher, dass die Informationen geordnet und aufeinander aufbauend gegliedert werden, was die LeserInnen beim Verstehen und Verarbeiten Ihres Inhalts unterstützt.

Bezüglich der Texteinteilung heißt das Stichwort Absatz. Wann immer ein Gedanke zu Ende geführt wurde, ist ein guter Zeitpunkt gekommen, um einen Absatz einzubauen. Sie helfen Ihrem Publikum damit, Ihnen von einem Gedanken zum nächsten zu folgen und signalisieren das auch optisch, was wiederum gut für die Übersicht und Lesbarkeit ist. Sie können Ihren Absätzen auch Unterüberschriften zuweisen, sodass Sie es Ihren LeserInnen erleichtern, Ihren Text zu überfliegen und gezielt die Stelle zu finden, in der für sie wichtige Informationen sind. 

Storytelling is key!  

Geschichten sind leicht zu verstehen, spannend zu verfolgen, bleiben im Gedächtnis und sind beliebt. Grund genug, Ihren Artikel eine Geschichte erzählen zu lassen. Und wie genau soll das gehen?

Dort, wo Ihr Fokus auf nüchternen Fakten und Informationen liegen würde, versuchen Sie Elemente aus dem Bereich des Geschichtenerzählens einzubauen. Ein klassisches Beispiel: der szenische Einstieg. Damit steigen Sie in medias res direkt in das Thema ein, erzeugen Spannung und wecken das Interesse Ihrer Leserschaft. 

Weil es über das Storytelling noch viel mehr zu erzählen gibt, wird es auch das nächste Thema für unseren Blog sein – also stay tuned!

Klare und verständliche Sprache 

Ein Fachbegriff jagt den nächsten und wird nur von ein paar Abkürzungen von Zeit zu Zeit unterbrochen – ein Paradebeispiel für schlechte Praxis. Achten Sie darauf, Ihren Text möglichst klar und verständlich zu formulieren. Denn es ist nicht unwahrscheinlich, dass nicht alle KollegInnen, die Ihren Artikel lesen, die Fachbegriffe und Abkürzungen verwenden, die Sie kennen. Noch unwahrscheinlicher wird es, wenn Sie in einem besonders großen Unternehmen arbeiten, das viele verschiedene Abteilungen vereint. Ihr Ziel sollte es sein, einen Sprachgebrauch zu finden, der möglichst ohne Hürden auskommt, sodass Sie sicher sein können, dass Sie jede und jeder problemlos verstehen und Ihnen folgen kann. 

Bilder und Videos für mehr Anschaulichkeit 

Last but not least soll der Fokus weggelenkt werden von Inhalt und Struktur hin zur optischen Gestaltung. Um den Text aufzulockern und zu veranschaulichen, hilft ein einfacher, aber nicht zu unterschätzender Trick: die Verwendung von Bildern und Videos. Dadurch wird der Inhalt des Artikels mit visuellen Elementen nochmals untermauert, was dafür sorgt, dass Sie das, was Sie lesen, sich zusätzlich auch gut vorstellen können.

Über was auch immer Sie schreiben, versuchen Sie am besten immer, davon auch ein Bild zu machen. Und wenn das einmal nicht möglich ist, überlegen Sie, welche kreativen Wege es dennoch gibt, um den Inhalt Ihres Textes optisch abzubilden. 

Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen 

Wenn Sie nun feststellen, dass es sich einfacher anhört einen ansprechenden Text für Ihr Intranet zu schreiben als es tatsächlich ist, seien Sie beruhigt, denn: Eine erfolgreiche Textgestaltung ist eine Fähigkeit, die mit Übung und Erfahrung stetig verbessert wird und bekanntlich ist auch in dieser Disziplin noch kein Meister vom Himmel gefallen. Seien Sie geduldig mit sich selbst und nutzen Sie jede Gelegenheit, Feedback zu Ihren Ergebnissen einzuholen, um gezielt an Ihrer Textgestaltung zu feilen.

FAQ

Warum ist interne Kommunikation so wichtig? 

Die interne Kommunikation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden informiert, motiviert und eingebunden sind. Sie fördert den Wissensaustausch und trägt zur Effizienz und zum Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens bei.

Welche Tools können die interne Kommunikation unterstützen? 

Um die interne Kommunikation noch effizienter und zugänglicher zu gestalten, bieten moderne Tools wie ein Intranet oder eine Mitarbeiter-App wertvolle Unterstützung. Diese Tools erleichtern den Austausch von Inhalten, fördern die Interaktivität und stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand sind. Durch die Nutzung dieser Technologien wird es einfacher, wichtige Informationen zeitnah zu verbreiten und die Belegschaft aktiv einzubinden.

Wie kann ich sicherstellen, dass mein Artikel im Intranet gelesen wird? 

Stellen Sie sicher, dass Ihr Artikel klar strukturiert, prägnant und ansprechend ist. Nutzen Sie Elemente wie Storytelling, visuelle Hilfsmittel und eine verständliche Sprache, um das Interesse der Mitarbeitenden zu wecken.

Was sind die Vorteile eines gut strukturierten Textes? 

Ein gut strukturierter Text erleichtert es den LeserInnen, den Inhalt zu verstehen und zu verarbeiten. Durch klare Absätze und Unterüberschriften können wichtige Informationen schnell gefunden und der Text insgesamt leichter gelesen werden.

Wie können Bilder und Videos die interne Kommunikation verbessern? 

Bilder und Videos machen Inhalte anschaulicher und helfen dabei, komplexe Informationen besser zu verstehen. Sie lockern den Text auf und machen ihn ansprechender, was die Aufmerksamkeit und das Interesse der Mitarbeitenden erhöht.