Das kann eine Mitarbeiter-App für Ihr Unternehmen leisten

Was ist eine Mitarbeiter-App?

Eine Mitarbeiter-App ist eine mobile Anwendung, die speziell für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eines Unternehmens entwickelt wurde. Sie ermöglicht es, interne Informationen zu verbreiten, die Zusammenarbeit zu fördern und die Kommunikation zu verbessern.

Dabei gibt es wichtige Unterschiede zwischen einer Mitarbeiter-App und anderen digitalen Kommunikationslösungen.

Intranet versus ...

Mitarbeiter-App:

Intranet und Mitarbeiter-App erfüllen ähnliche Zwecke, unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausrichtung und Nutzung. Ein Intranet ist in der Regel eine webbasierte Plattform, die vor allem im Büro genutzt wird und Mitarbeitenden den Zugang zu internen Informationen, Dokumenten und Kommunikationstools ermöglicht. Es eignet sich gut für ausführliche Inhalte und strukturierte Informationen.

Eine Mitarbeiter-App hingegen ist mobil optimiert und bietet Mitarbeitenden flexiblen Zugang zu wichtigen Informationen und Funktionen, unabhängig von ihrem Standort. Sie ist besonders praktisch für Mitarbeitende im Außendienst oder solche ohne festen Büroarbeitsplatz. Die App fördert zudem eine schnellere und direktere Kommunikation, da Push-Benachrichtigungen genutzt werden können.

Beide Tools haben ihre Stärken und ergänzen sich gut, abhängig von den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens.

E-Mail: 

E-Mail ist ein traditionelles und weit verbreitetes Kommunikationsmittel, das sich besonders für formelle oder detaillierte Nachrichten eignet. Sie wird oft für den Austausch von Dokumenten oder für offizielle Ankündigungen verwendet. Allerdings kann die E-Mail-Kommunikation zeitaufwändiger sein und es besteht die Gefahr, dass wichtige Nachrichten im Posteingang untergehen.

Social Media: 

In Unternehmen kann Social Media genutzt werden, um informellere Kommunikation und den Austausch von Ideen zu fördern. Es eignet sich gut für den Aufbau einer internen Gemeinschaft und die Förderung von Mitarbeiterengagement. Allerdings fehlt hier oft die Struktur und Sicherheit, die eine Mitarbeiter-App bietet.

Wo wird eine Mitarbeiter-App eingesetzt?

Mitarbeiter-Apps werden in verschiedensten Branchen und Bereichen genutzt:

• Produktion: In der Produktion ermöglicht eine Mitarbeiter-App den schnellen Informationsaustausch zwischen Schichten und Abteilungen. Änderungen in Produktionsplänen können in Echtzeit kommuniziert werden.

• Vertrieb: Außendienstmitarbeitende können wichtige Updates und Informationen direkt auf ihr mobiles Gerät erhalten. Dies erleichtert die Kommunikation und Koordination mit dem Innendienst im Unternehmen.

• Homeoffice: Gerade in Zeiten von vermehrtem Homeoffice ist eine Mitarbeiter-App ein unverzichtbares Werkzeug. Sie stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden unabhängig vom Standort über aktuelle Entwicklungen informiert sind und effektiv zusammenarbeiten können.

Eine Mitarbeiter-App ist besonders sinnvoll für Non-Desk-Mitarbeitende, also für diejenigen, die keinen festen Büroarbeitsplatz haben. Sie ermöglicht diesen Mitarbeitenden, stets informiert zu bleiben und auf wichtige Unternehmensinformationen zuzugreifen, unabhängig von ihrem Standort. Damit stellt die App sicher, dass alle Mitarbeitenden – ob im Büro, unterwegs oder in der Produktion – gleichberechtigt in die interne Kommunikation eingebunden sind.

Vorteile einer Mitarbeiter-App

Erhöhte Effizienz

Eine Mitarbeiter-App zentralisiert die Informationen und Aufgaben eines Unternehmens. Statt mehrere Plattformen und Kommunikationsmittel nutzen zu müssen, finden Mitarbeitende alles an einem Ort. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote, da Informationen konsistent und leicht zugänglich sind.

Verbesserte Kommunikation

Echtzeit-Updates und die einfache Erreichbarkeit aller Teammitglieder tragen wesentlich zur Verbesserung der internen Kommunikation bei. Push-Benachrichtigungen stellen sicher, dass wichtige Informationen nicht übersehen werden und alle stets auf dem neuesten Stand sind.

Onboarding neuer Mitarbeiter

Auch beim Onboarding neuer Mitarbeitender zeigt die Mitarbeiter-App ihre Stärken. Neue Teammitglieder können digital und strukturiert ins Unternehmen eingeführt werden. Tutorials, wichtige Dokumente und erste Aufgaben lassen sich einfach bereitstellen und zentral verwalten, was den Einstieg erleichtert.

Projekte leichter koordinieren

Zudem bieten Mitarbeiter-Apps zahlreiche Funktionen zur Aufgabenverteilung, Fortschrittsverfolgung und Feedback. Projekte können so effizienter und transparenter gemanagt werden, während die Kommunikation unter den Teammitgliedern reibungslos läuft.

Mitarbeiterbefragungen einfach durchführen

Regelmäßige Umfragen über die App helfen, die Stimmung und Bedürfnisse der Belegschaft besser zu verstehen. Sie lassen sich unkompliziert durchführen und auswerten, wodurch das Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren kann.

Motivation und Engagement steigern

Schließlich tragen Gamification-Elemente und Feedbackmöglichkeiten in der App dazu bei, die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern. So wird nicht nur der Gemeinschaftsgedanke gefördert, sondern auch das Einbringen in die Unternehmenskultur aktiv unterstützt.

Mögliche Herausforderungen und Lösungen einer Mitarbeiter-App

Obwohl eine Mitarbeiter-App viele Vorteile bietet, gibt es auch Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Hier einige wichtige Punkte, die bei der Einführung einer solchen App beachtet werden sollten

Datenschutz

Datenschutz ist eine der größten Herausforderungen bei der Einführung einer Mitarbeiter-App. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sensible Informationen geschützt sind. Dies kann durch eine Kombination aus Verschlüsselung, regelmäßigen Sicherheitsupdates und klaren Richtlinien zur Datennutzung gewährleistet werden.

Nutzerakzeptanz

Die Einführung einer neuen Technologie stößt nicht immer auf sofortige Akzeptanz. Um Widerstände zu minimieren, sollten Unternehmen ihre Mitarbeitenden frühzeitig einbeziehen und umfassend schulen. Pilotprojekte und regelmäßige Feedbackrunden helfen dabei, die App besser auf die Bedürfnisse der Nutzenden anzupassen und die Akzeptanz zu steigern.

Integration

Eine Mitarbeiter-App muss nahtlos in bestehende Systeme und Prozesse integriert werden. Damit dies gelingt, sind Schnittstellen zu HR-Systemen, CRM und anderen Tools unerlässlich. Eine gründliche Planung und enge Zusammenarbeit mit IT-SpezialistInnen sind hier der Schlüssel zum Erfolg.

Tipps, um die passende Mitarbeiter-App zu finden

Die Auswahl der richtigen Mitarbeiter-App erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und Planung. Hier sind einige Schritte, die Ihnen dabei helfen können:

Bedarfsanalyse – Was benötigt Ihre Mitarbeiter-App?

Bevor Sie eine Mitarbeiter-App im Unternehmen einführen, sollten Sie die Anforderungen und Wünsche Ihrer Mitarbeitenden ermitteln. 

• Welche Funktionen sind besonders wichtig? 
• Welche Probleme sollen gelöst werden? 

Eine umfassende Bedarfsanalyse ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass die App die interne Kommunikation und Zusammenarbeit tatsächlich verbessert.

Anbieterwahl – Wer erfüllt Ihre individuellen Bedürfnisse?

Nachdem Sie die Anforderungen definiert haben, gilt es, den richtigen Anbieter auszuwählen. Dabei sollten Sie mehrere Kriterien berücksichtigen:

• Erfahrung und Referenzen: Hat der Anbieter bereits ähnliche Projekte erfolgreich umgesetzt?
• Funktionsumfang: Bietet die App alle notwendigen Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt?
• Sicherheit: Wie stellt der Anbieter den Schutz Ihrer Daten sicher?
• Support: Bietet der Anbieter einen guten Kundenservice und Unterstützung bei der Implementierung? 

Durch diese strukturierte Herangehensweise finden Sie die Mitarbeiter-App, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Schulung und Support – Wie läuft alles reibungslos?

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden umfassend vorbereitet werden. Bieten Sie regelmäßige Schulungen und leicht zugängliche Support-Möglichkeiten an, um die Nutzung der App zu fördern und Fragen schnell zu klären. Eine gute Kommunikation kann die meisten Hürden beim Start lösen.

Fazit

Eine Mitarbeiter-App kann die interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern.

Durch die Zentralisierung von Informationen, die Verbesserung der Erreichbarkeit und die Förderung des Engagements tragen Mitarbeiter-Apps zu einer effizienteren und positiveren Arbeitsumgebung bei.

Unternehmen, die eine solche App einführen, profitieren von einer gesteigerten Effizienz, einer besseren Unternehmenskultur und einer stärkeren Bindung ihrer Mitarbeitenden.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl und Implementierung der passenden App die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Belegschaft und arbeiten Sie eng mit einem erfahrenen Anbieter zusammen. So schaffen Sie die besten Voraussetzungen für den Erfolg Ihrer Mitarbeiter-App.

FAQ

Wie viel kostet eine Mitarbeiter-App?

Die Kosten einer Mitarbeiter-App variieren stark. Sie hängen von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören der Funktionsumfang, die Anzahl der NutzerInnen und die individuellen Anpassungen.

Es ist wichtig, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu analysieren und verschiedene Angebote zu vergleichen. So finden Sie die passende Lösung für Ihr individuelles Budget.

Wie lange dauert die Implementierung einer Mitarbeiter-App?

Die Implementierung einer Mitarbeiter-App kann - je nach spezifischen Anforderungen - stark variieren. Bei XELOS handelt es sich in der Regal aber um eine Zeitspanne zwischen 2 und 6 Monaten.

Bei einer einfachen App mit Standardfunktionen geht die Implementierung jedoch deutlich schneller. Individuelle Anpassungen und Integration in bestehende Systeme hingegen verlängern den Prozess. Eine sorgfältige Planung und gute Kommunikation mit dem Anbieter helfen, die Implementierung reibungslos und effizient zu gestalten.

Welche technischen Voraussetzungen müssen für eine Mitarbeiter-App erfüllt sein?

Für die Nutzung einer Mitarbeiter-App benötigen Ihre Mitarbeitenden Smartphones oder Tablets mit aktuellem Betriebssystem. Die App sollte sowohl auf iOS- als auch auf Android-Geräten laufen.

Zusätzlich brauchen Sie eine stabile Internetverbindung, um die App reibungslos zu nutzen. Für die Administration und Integration in bestehende Systeme sind Zugang zu Ihren IT-Ressourcen und eventuell Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen nötig. Eine enge Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Team und den Mitarbeitenden stellt sicher, dass alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind.

Kann eine Mitarbeiter-App individuell angepasst werden?

Ja, eine Mitarbeiter-App kann, zumindest bei XELOS, individuell angepasst werden. 

Sie können Funktionen, Design und Inhalte nach Ihren Wünschen gestalten. Eine maßgeschneiderte App erhöht die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitenden und verbessert die Effizienz Ihrer internen Prozesse.

Lohnt sich eine Mitarbeiter-App bereits für kleine Unternehmen?

Eine Mitarbeiter-App lohnt sich auch für kleine Unternehmen. Sie verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit, was auch in kleinen Teams wichtig ist.

Mit einer Mitarbeiter-App können Sie Informationen effizienter verteilen und Ihre Mitarbeitenden besser einbinden. Das spart Zeit und erhöht die Produktivität. Auch das Onboarding neuer Mitarbeitenden wird erleichtert. Die Investition in eine Mitarbeiter-App zahlt sich durch diese Vorteile schnell aus.