Diese 5 Punkte machen ein gutes Intranet aus

Warum ist ein gutes Intranet wichtig?

Im Unternehmen bildet das Intranet das Herzstück der internen Kommunikation und Zusammenarbeit. Besonders in Zeiten, in denen viele im Homeoffice oder verteilt arbeiten, ist es entscheidend, dass Mitarbeitende jederzeit schnell und unkompliziert an wichtige Informationen gelangen.

Dabei geht es um mehr als nur um eine weitere Plattform – ein durchdachtes Intranet ist ein strategisches Tool, das den Arbeitsalltag effizienter macht. Gut gepflegt und aufbereitet, bündelt es Wissen zentral an einem Ort, um den Austausch von Informationen zu erleichtern und die interne Kommunikation zu stärken. Gleichzeitig ist es wichtig, dass der Zugriff reibungslos und ohne technische Barrieren funktioniert. Nur so lassen sich die Arbeitsabläufe tatsächlich optimieren.

Im nun folgenden schauen wir uns an, welche fünf Punkte ausschlaggebend sind, um ein Intranet erfolgreich ins Unternehmen einzuführen zu können. 

1. Benutzerfreundlichkeit

Ein gutes Intranet zeichnet sich durch seine Benutzerfreundlichkeit aus. Mitarbeitende sollten es leicht bedienen können und sofort auf relevante Informationen zugreifen können, ohne lange zu suchen. Denn eine benutzerfreundliche Struktur steigert die Effizienz und fördert die Akzeptanz des Systems.

Einfache Navigation und intuitive Bedienung

Die Mitarbeitenden eines Unternehmens sollten sich ohne lange Einarbeitungszeit im Intranet zurechtfinden. Eine klare Navigation und gut durchdachte Menüstruktur ermöglichen es, dass jeder schnell zu den gewünschten Inhalten und Funktionen gelangt. Das verbessert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern reduziert auch den Schulungsaufwand.

Beispiel: Ein Mitarbeitender im Vertrieb möchte die aktuellsten Vertriebszahlen aufrufen. Ein gutes Intranet bietet ihm eine übersichtliche Navigation, sodass er die Informationen mit wenigen Klicks findet. Das schafft schlanke und effiziente Prozesse.

Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle aber nochmal darauf hingewiesen, dass es natürlich völlig normal ist, dass es Zeit braucht, um sich an das neue Intranet zu gewöhnen und sich zurechtzufinden. Mit welchen Möglichkeiten man den Prozess unterstützen kann, haben wir uns in diesem Artikel bereits angeschaut. Hier geht es einfach darum, dass das Intranet in seiner Bedienbarkeit und Aufbau intuitiv sein sollte, um unnötigen Mehraufwand zu vermeiden.

Responsives Design

Heutzutage nutzen Mitarbeitende nicht nur den Desktop, um auf das Intranet zuzugreifen, sondern auch Smartphones und Tablets. Deshalb muss ein modernes Intranet auf allen Geräten reibungslos funktionieren. Mit einem responsiven Design wird sichergestellt, dass die Plattform auch mobil einfach und intuitiv bedienbar ist. So bleiben Mitarbeitende jederzeit und überall informiert – egal, ob sie im Büro, unterwegs oder im Homeoffice sind.
 

2. Zentrale Informationsquelle

Ein Intranet sollte als zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Informationen in einem Unternehmen dienen. Die Bereitstellung von relevanten Inhalten und das effektive Wissensmanagement sind daher entscheidend für den Erfolg eines guten Intranets.

Aktuelle und relevante Inhalte

Ein gutes Intranet bietet stets aktuelle Inhalte, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten sind.

Diese Inhalte können Unternehmensnews, Richtlinien oder auch wichtige Ankündigungen umfassen. Welche konkreten Inhalte sinnvoll sind, hängt jedoch von Unternehmen zu Unternehmen ab und sollte individuell für das eigene Intranet angepasst werden.

Effektives Wissensmanagement

Neben aktuellen Inhalten sollte ein gutes Intranet auch eine durchsuchbare Wissensdatenbank bieten.

Dies erleichtert den Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Daten für die Mitarbeitenden. So bleibt Wissen, das im Unternehmen vorhanden ist, für alle zugänglich und aktuell.

Integration mit anderen Tools

Ein modernes Intranet sollte nahtlos mit anderen Unternehmensanwendungen integriert sein, etwa mit CRM-Systemen, Projektmanagement-Tools oder HR-Software.

Diese Integration verbessert den Workflow und spart Zeit. Statt zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen, haben die Mitarbeitenden alles an einem Ort gebündelt.

Übrigens: XELOS bietet eine eigene HR-Add-on an, das bei Bedarf direkt ins Intranet integriert werden kann. 
 

3. Zusammenarbeit und Kommunikation

Eine weitere zentrale Funktion eines gelungenen Intranets ist die Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen.

Besonders in Zeiten von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen ist es für Mitarbeitende entscheidend, unkompliziert und direkt miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten zu können.

Ein Intranet stellt verschiedene Funktionen für die interne Kommunikation bereit. Dazu zählen Chatfunktionen für Gruppen- und Privatchats, Foren sowie die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Zu den gängigen Kommunikationsmodulen von XELOS gehören zudem Wikis, Direktnachrichten (DMs), Umfragen und aktuelle News.

Diese Tools unterstützen den direkten Austausch und gewährleisten, dass Mitarbeitende unabhängig von ihrem Standort gut vernetzt sind.

4. Datenschutz und Sicherheit

Datensicherheit ist ein zentrales Thema für jedes Unternehmen, und ein gutes Intranet muss den gesetzlichen Sicherheitsanforderungen gerecht werden.

Klare Berechtigungsstruktur

Ein Intranet sollte über eine klare Berechtigungsstruktur verfügen, die regelt, wer auf welche Informationen zugreifen darf.

Nicht alle Mitarbeitenden müssen auf sensible Daten wie Personalakten oder Finanzberichte zugreifen können. Diese Funktionen stellen sicher, dass sensible Informationen geschützt bleiben.

Datenschutzkonformität

Darüber hinaus muss ein gutes Intranet den gesetzlichen Anforderungen, wie der DSGVO, entsprechen. Dies garantiert, dass personenbezogene Daten der Mitarbeitenden sicher verwahrt werden.

Regelmäßige Sicherheitsupdates sind ebenfalls wichtig. Sie schützen das System vor Cyberangriffen und gewährleisten, dass sensible Unternehmensdaten jederzeit sicher aufbewahrt sind. Falls die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens es vorschreiben, sollte eine sichere Cloud-Lösung oder eine On-Premises-Option angeboten werden, um den speziellen Anforderungen gerecht zu werden. Übrigens: Bei XELOS bieten wir sowohl Hosting in der Cloud als auch On-Premises an. 😊 

5. Individuell und skalierbar

Ein gutes Intranet muss flexibel und skalierbar sein, damit es sich an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen lässt.

Auch im Laufe der Zeit verändern sich Organisationen – das Intranet sollte sich an diese Dynamik anpassen können und mitwachsen.

Modulare Struktur

Ein gutes Intranet bietet eine modulare Struktur, die es dem Unternehmen ermöglicht, neue Funktionen hinzuzufügen, sobald sie benötigt werden.

Individuell anpassbar

Ob es sich um spezielle Funktionen für das Projektmanagement oder personalisierte Dashboards handelt – das Intranet sollte so gestaltet sein, dass es die Arbeitsweise der Mitarbeitenden optimal unterstützt.
 

Fazit

Ein gutes Intranet ist weit mehr als nur ein Werkzeug zur Kommunikation. Es ist die zentrale Plattform, die alle wichtigen Informationen eines Unternehmens bündelt, die Zusammenarbeit fördert und die Produktivität steigert.

Die fünf behandelten Aspekte bilden die Grundlage für ein erfolgreiches Intranet, das den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden spürbar verbessern kann.

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FAQ

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein Intranet?

Ein Intranet lohnt sich unabhängig von der Unternehmensgröße.

Es kommt vielmehr auf die Wünsche und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens an. Aber grundsätzlich kann jedes Unternehmen von einem Intranet profitieren – insbesondere, wenn es zentral Wissen sammeln, Informationen effizient verteilen oder eine bessere Kommunikation zwischen Personen und Teams ermöglichen möchte. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn von unterschiedlichen Standorten gearbeitet wird oder es wichtig ist, Wissen und Ressourcen unternehmensweit zugänglich zu machen.

Wie kann XELOS mich dabei unterstützen, ein Intranet nach meinen Bedürfnissen zu gestalten?

Mit einer modularen Software und flexiblen Funktionen kann XELOS Ihr Intranet an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen und so die Effizienz und Zusammenarbeit langfristig verbessern.