Erfolgsfaktoren bei der Einführung einer Social-Intranet-Lösung

Bei der Implementierung einer Social-Intranet-Lösung geht es nicht nur um Software und IT. Eine langfristige Vision, die Bereitschaft des Managements, Prozesse zu überdenken und flache Hierarchien zu etablieren, sowie die Akzeptanz der Mitarbeiter sind für den Erfolg des Projekts entscheidend. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie bei der Einführung eines modernen Social-Intranets wie XELOS beachten sollten.

In einer umfangreichen, vielbeachteten Studie hat das McKinsey Global Institute den Arbeitsalltag von Wissensarbeitern weltweit untersucht. Demnach entfallen 19 Prozent der Wochenarbeitszeit auf das Suchen und Zusammentragen von Informationen, 28 Prozent auf das Lesen und Beantworten von E-Mails. Das Marktforschungsunternehmen berechnete, dass mit der Nutzung von sozialen Business-Lösungen die Gesamtproduktivität der Wissensarbeiter um 20  bis 25 Prozent gesteigert werden könne. Bei der Suche und dem Zusammentragen von Informationen sind es sogar 30 bis 35 Prozent, so die Studie weiter. Kein Wunder, dass moderne Intranets mit Fokus auf Social-Business und Collaboration stark im Kommen sind.

Mit einem Social-Intranet werden Unternehmen in die Lage versetzt, eine Kommunikations- und Arbeitsumgebung zu schaffen, in der eine wissensorientierte, vernetzte Zusammenarbeit möglich wird. Wie die Unternehmensberatung MCCM Consulting GmbH aus Köln in dem Whitepaper “ Einführung von Social Business und Social Intranet ” erklärt, bedeutet Social Business “Organisationen auf Wissensteilung und Dialog auszurichten, um die Wettbewerbsfähigkeit in der digitalen Welt zu sichern”. Eines der zentralen Elemente ist laut den Enterprise-2.0-Experten die neue Qualität der Vernetzung mit allen Interessengruppen beziehungsweise Stakeholder des Unternehmens. Diese Vernetzung verlange zudem nach einer neuen Unternehmens- und Führungskultur sowie nach Prozessen, die diese Kultur fördern. Die Ausrichtung auf Social Business ist ein grundlegender Veränderungsprozess für das gesamte Unternehmen, heißt es aus Köln weiter.

Vor diesem Hintergrund reicht es nicht einfach aus, eine passende Lösung auszusuchen, diese im Unternehmen zu implementieren und dann zu hoffen, dass sie automatisch von allen Mitarbeitern richtig eingesetzt wird. Bei der Einführung einer Social-Business-Lösung geht es um wesentlich mehr als nur Software und IT. Neben den technischen Aspekten müssen Verantwortliche weitere wichtige Punkte beachten, die für den Erfolg oder Misserfolg des Social-Intranet-Projects entscheiden.

Social-Intranet-Einführungen sind eine Herausforderung

Die Einführung einer unternehmensweiten Collaboration-Lösung stellt sowohl für das verantwortliche Team, das das Projekt leitet, als auch für die gesamte Management-Ebene und die Mitarbeiter selbst eine hohe Herausforderung dar. Je nach Einsatzszenario kann es verschiedene Faktoren geben, die dabei eine Rolle spielen. Es gibt allerdings einen zentralen Punkt, der bei jedem Social-Intranet-Projekt entscheidend ist: Eine hohe Nutzerakzeptanz. Denn ein kollaboratives System lebt von dem Engagement seiner Benutzer. Das beste Social-Intranet bringt nichts, wenn die Mitarbeiter es nicht jeden Tag aktiv nutzen. Das Ziel, eine hohe Akzeptanz und Nutzung des Social-Intranets zu erreichen, muss deshalb durch verschiedene Maßnahmen und gezielte Initiativen unterstützt werden: gute Usability, Schulungen, Einführungs-Workshops, Migration vorhandener Daten, User Support, etc.

Usability ist Trumpf

Usability und Design moderner Kollaborationslösungen sind für die Akzeptanz erfolgskritisch. Denn die innovativsten Features sind nutzlos, wenn diese zu kompliziert für den Arbeitsalltag sind. Professionelle Social-Intranet-Systeme wie XELOS legen deshalb viel Wert auf eine einfache und intuitive Bedienung sowie auf ein optisch ansprechendes und modernes Userinterface, mit dem sich Anwender sofort zurecht finden können. In der Auswahlphase sollte man deshalb die verschiedenen Alternativen, die in Frage kommen, ausführlich testen und auf deren Usability hin überprüfen. Es reicht nämlich nicht aus, wenn die gewünschten Funktionalitäten von der Software angeboten werden. Diese müssen in einer Art und Weise implementiert werden, dass für die Endanwender bequem und einfach zu nutzen sind.

Mitarbeiter in die Planung einbeziehen

Vor diesem Hintergrund sind Unternehmen gut beraten, die Mitarbeiter, die später die Lösung nutzen werden, aktiv in die Planung des neuen Intranets mit einzubeziehen. Dabei sollen nicht nur Anwender aus der Managementebene sondern vor allem auch aus der operativen Ebene möglichst früh in das Projekt involviert werden. Durch die Befragung der Mitarbeiter aus diesen beiden Gruppen zu den gewünschten Funktionen und Anwendungsszenarien für das Intranet erhalten die Projektleiter eine Betrachtung aus verschiedenen Perspektiven und können so die Anforderungen eines jeden Mitarbeiters des Unternehmens berücksichtigen. Die Dokumentation dieser Anforderungen erfolgt am besten in Form von User-Stories, da diese direkt als Anforderungspool in die Entwicklung einfließen können. Wichtig ist dabei die transparente, klare Darstellung des Nutzens und der Mehrwerte für den Anwender.

Mit einem Pilotprojekt klein anfangen

Heutzutage lassen sich die meisten Social-Intranet-Lösungen unkompliziert und ausführlich testen – gerade, wenn sie in der Cloud angeboten werden. Das ist sicherlich hilfreich, um sich einen ersten Eindruck von den technischen Möglichkeiten und der Usability der Software machen zu können. Doch ein Intranet wächst ständig. Je mehr Nutzer das System einsetzen und je mehr Inhalte sie dort einpflegen, umso größer ist das Potenzial und das Nutzen des Systems. Einige Funktionen und Anwendungsszenarien werden sich beim initialen Testen nicht wirklich ausprobieren können. Deshalb empfiehlt es sich, die Einführung eines Social-Intranets zunächst in einem ausgewählten Nutzerkreis zu starten bevor es unternehmensweit ausgerollt wird. In dieser Phase lassen sich konkrete Anwendungsfällen und Best Practices in einer kleinen Gruppe herausarbeiten. Mit den gewonnenen Erkenntnissen wird sich die unternehmensweite Einführung des Systems dann besser planen und durchsetzen.

User Workshops veranstalten

Um weiterhin sicherzustellen, dass das neue Intranet genutzt wird, können Unternehmen Workshops veranstalten, in denen den Nutzern das neue Intranet vorgestellt wird und die einzelnen Funktionen demonstriert werden. So ist es für die Mitarbeiter leichter einen Einstieg in die neue Kommunikationsform zu bekommen. Ein guter Zeitpunkt für einen Einführungsworkshop wäre das Ende der Pilotprojektphase. Anhand des Feedback der ersten Anwender und der herausgearbeiteten Best Practices wird der Einstieg für die  neuen Mitarbeiter einfacher. Dabei ist es von zentraler Bedeutung, dass die Führungskräfte als Vorbild fungieren und die Werkzeuge des Intranets selbst aktiv verwenden. Ein weiterer Vorteil von User-Workshops: Solche interne Präsentationen können nicht nur für die Mitarbeiter hilfreich sein. Das Management kann solche  Angelegenheiten nutzen, um Feedback von den Endanwendern zu sammeln.