In 5 Schritten ein Intranet erstellen

Montagmorgen, 8:30 Uhr.
Lisa aus dem Vertrieb sucht das neueste Produktdatenblatt – aber findet nur eine veraltete Version auf dem Laufwerk. Jens aus der IT wartet auf Feedback vom HR-Team, doch die E-Mail ist irgendwo untergegangen. Und im Marketing fehlen noch aktuelle Zahlen für die morgendliche Redaktionssitzung.

Die Informationen sind da – aber sie sind verstreut. Die Kommunikation funktioniert – aber ineffizient. Und die Motivation? Leidet – wenn einfache Dinge unnötig kompliziert sind.

Genau hier kommt ein gutes Intranet ins Spiel. Ein Ort, an dem alles zusammenläuft: Informationen, Kommunikation, Zusammenarbeit. Doch: Ein Intranet einzuführen bedeutet mehr, als einfach nur Software zu installieren. Es geht um digitale Kultur, um Wandel, um Struktur – und um Menschen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Einführung Ihres Intranets strategisch planen, erfolgreich umsetzen und nachhaltig verankern – ganz gleich, ob Sie bei null anfangen oder eine bestehende Lösung neu aufstellen möchten.

Schritt 1 – Konzeption und Planung

Definieren Sie klare Ziele, binden Sie Stakeholder und Endnutzende früh ein – und schaffen Sie eine solide Basis für Technik, Inhalte und Akzeptanz. Eine gute Planung entscheidet über den späteren Erfolg.

Jedes erfolgreiche Intranet-Projekt beginnt mit einer guten Planung. Beim Erstellen Ihres Intranets legen Sie die Grundlagen, indem Sie Ziele definieren, eine geeignete Plattform auswählen und ein realistisches Budget festlegen. Ebenso wichtig ist es, alle relevanten Stakeholder frühzeitig einzubeziehen. 

Eine erfolgreiche Stakeholder-Einbindung bedeutet mehr als ein Projektmeeting mit der Führungsebene. Beziehen Sie verschiedene Perspektiven gezielt ein: Die IT-Abteilung bringt technologische Anforderungen ein, HR kennt die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, das Kommunikationsteam achtet auf Verständlichkeit und Tonalität. Auch der Betriebsrat ist ein entscheidender Partner – nicht nur in Sachen Datenschutz, sondern auch bei Akzeptanzfragen. Und vor allem: Holen Sie potenzielle Endnutzende früh ins Boot. Mit Fokusgruppen, Interviews oder kurzen Umfragen bekommen Sie wertvolle Einblicke, was die Plattform wirklich leisten muss.

Beispiel: Ein Unternehmen aus dem Gesundheitswesen befragte im Vorfeld gezielt Pflegekräfte ohne festen Arbeitsplatz. Ergebnis: Die mobile Nutzbarkeit war deutlich wichtiger als umfangreiche Newsbereiche. Diese Perspektive veränderte die gesamte Plattformauswahl.

Führungskräfte spielen hier eine entscheidende Rolle. Sie sind nicht nur EntscheiderInnen, sondern auch Vorbilder für die Mitarbeitenden. Ihr Engagement motiviert andere, sich aktiv am Intranet zu beteiligen.
Um Ihre Ziele klar abzustecken, beantworten Sie sich folgende Fragen:

• Welche Probleme soll das Intranet lösen?
• Welche Funktionen sind unverzichtbar?
• Welche Zielgruppen sollen erreicht werden?

Denken Sie dabei differenziert. Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz haben andere Anforderungen als KollegInnen im Büro. Wählen Sie anschließend eine Plattform, die sowohl hinsichtlich der Funktionen, Bedienfreundlichkeit als auch des Supports überzeugt. Achten Sie zudem auf Datenschutz und Sicherheit. Binden Sie Datenschutzteams und Betriebsräte frühzeitig ein, um Konflikte im Nachhinein zu vermeiden.

Beim Design gilt: weniger ist oft mehr. Sorgen Sie für eine intuitive Navigation, ein klares Layout und passen Sie alles an Ihre Unternehmensidentität an. Eine gut durchdachte Struktur sorgt später für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Schritt 2 – Setup

Jetzt wird’s praktisch: Systeme aufsetzen, Inhalte strukturieren, Redaktion aufbauen – und erste Workflows definieren. Denken Sie an technische Integration und eine saubere Content-Governance.

Nachdem Ihre Planung steht, geht es an die praktische Umsetzung. Technisch gesehen umfasst dieser Schritt die Installation der Intranet-Plattform, das Einrichten von Servern sowie die Konfiguration von Nutzerkonten und Berechtigungen. 
Eine wichtige Rolle spielt auch die Migration bestehender Informationen. Diese sollten Sie gründlich vorbereiten, um keine wichtigen Inhalte zu verlieren.

Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Integration des Intranets in bestehende Systeme. Ob ERP, CRM oder andere Plattformen: eine nahtlos integrierte Plattform erhöht die Effizienz und reduziert Frustration bei den Mitarbeitenden.

Parallel zum technischen Aufbau entsteht das Herzstück Ihres Intranets: die Inhalte. Bilden Sie frühzeitig Redaktionsteams und Multiplikatoren-Netzwerke. 
Ein funktionierendes Redaktionsteam braucht klare Prozesse: Wer erstellt Inhalte, wer gibt sie frei, wer sorgt für regelmäßige Aktualisierungen?

Beispiel: Ein mittelständisches Industrieunternehmen organisierte seine Redaktionsstruktur wie ein kleines Medienhaus – mit Ressortverantwortlichen, regelmäßigen Themen-Reviews und klarer Vertretungsregelung. Das erhöhte nicht nur die Qualität der Inhalte, sondern auch die Verbindlichkeit.

Legen Sie eine Content-Governance fest, die Zuständigkeiten, Freigabeprozesse und Qualitätsstandards definiert. So stellen Sie sicher, dass Inhalte nicht veralten und Mitarbeitende immer aktuelle, relevante Informationen finden. Ein Redaktionskalender hilft dabei, Themen langfristig zu planen und saisonale Schwerpunkte (z. B. Geschäftsberichte, Weihnachtsaktionen oder neue Mitarbeitendenkampagnen) frühzeitig zu berücksichtigen.

Fördern Sie auch Employee-Generated Content, um vielfältige Perspektiven und wichtige Informationen zu gewinnen. Gute Inhalte sind zielgruppenspezifisch, aktuell und leicht verständlich. Achten Sie auf regelmäßige Aktualisierungen, um Ihr Intranet lebendig zu halten.
Wie gute Intranet Inhalte gestaltet werden, können Sie in unserem weiterführenden Artikel nachlesen: Intranet-Inhalte, die Mitarbeitende wirklich brauchen

Schritt 3 – Testphase

Funktionen prüfen, Nutzende einbeziehen, Feedback sammeln. Eine gründliche Testphase sorgt für einen reibungslosen Start – und macht das Intranet von Anfang an besser.

Vor dem offiziellen Start durchläuft Ihr Intranet eine umfassende Testphase. Dabei überprüfen Sie sämtliche Funktionen, insbesondere Navigation, Links, Formulare und Suchfunktionen. 
Holen Sie sich zudem Feedback von Mitarbeitenden, die nicht Teil des Projektteams sind. Diese Informationen helfen Ihnen, blinde Flecken aufzudecken und Verbesserungen umzusetzen.

Beispiel: Ein Energieversorger stellte fest, dass viele Mitarbeitende mit dem Begriff „Dashboard“ nichts anfangen konnten. Durch die Rückmeldung aus der Testgruppe wurde die Bezeichnung angepasst – und die Nutzung der Startseite stieg nach dem Go-Live messbar an.

Nutzen Sie das Feedback aktiv. Eine interne Plattform, die bereits beim Launch gut funktioniert, stärkt die Akzeptanz im Unternehmen und reduziert späteren Aufwand für Korrekturen.

Schritt 4 – Launch

Ein guter Launch ist mehr als ein Go-Live: Begeistern Sie Ihre Mitarbeitenden mit kreativen Aktionen, zeigen Sie den Nutzen klar auf – und sorgen Sie für Begleitung und Support.

Der Launch Ihres Intranets ist ein entscheidender Schritt. Kommunizieren Sie den Start frühzeitig und transparent. Machen Sie deutlich, welche Vorteile die neue Plattform für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit bietet.

Machen Sie den Launch zu einem echten Erlebnis – mit kreativen Aktionen, die Neugier und Begeisterung wecken. Neben klassischen Schulungen und Tutorials können sogenannte „Intranet-Partys“ oder (digitale) Kick-off-Events helfen, Hemmungen abzubauen und die Plattform spielerisch kennenzulernen. 
Beispiel:
Bei einem Handelsunternehmen gab es eine digitale Schnitzeljagd durchs Intranet. Wer bestimmte Funktionen fand, sammelte Punkte und konnte kleine Preise gewinnen – eine Maßnahme, die spielerisch Hürden abbaute und gleichzeitig das Feature-Set bekannt machte.

In kleinen Challenges oder interaktiven Führungen entdecken Mitarbeitende die neuen Funktionen ganz praktisch – begleitet von einem internen Gewinnspiel oder einer Verlosung. Solche Maßnahmen fördern nicht nur die Nutzung, sondern stärken auch das Wir-Gefühl und zeigen: Das Intranet gehört uns allen.

Sorgen Sie außerdem für technischen Support und regelmäßige Wartung, um den erfolgreichen Start Ihres Intranets zu sichern.

Schritt 5 – Kontinuierliche Pflege

Bleiben Sie dran: Aktualisieren Sie Inhalte regelmäßig, hören Sie auf Ihre Nutzenden und verbessern Sie Ihr Intranet Schritt für Schritt. Nur so bleibt es lebendig und relevant.

Ein Intranet ist nie fertig. Es lebt von kontinuierlicher Pflege und Verbesserung. Sammeln Sie regelmäßig Feedback über Umfragen und Feedback-Sessions.

Analysieren Sie die Nutzung, um herauszufinden, welche Inhalte und Funktionen besonders gut funktionieren und wo Optimierungspotenzial besteht. 
Aktualisieren Sie regelmäßig Informationen und bieten Sie fortlaufend Schulungen und Unterstützung an.

Beispiel: Ein kommunaler Träger führte einmal im Quartal einen Intranet-Sprechtag durch – ein digitales Format, bei dem alle Fragen, Wünsche und Anregungen gesammelt und direkt mit dem Redaktionsteam diskutiert wurden. Diese offene Feedbackkultur erhöhte das Vertrauen und verbesserte die Inhalte kontinuierlich.

Fazit

6 Monate später, Montagmorgen, 8:30 Uhr:
Lisa findet das aktuelle Produktdatenblatt mit einem Klick im Intranet. Jens sieht das HR-Feedback direkt im passenden Projektkanal. Und das Marketingteam? Startet pünktlich mit den neuesten Zahlen – zentral bereitgestellt im Redaktionsbereich.
Das Intranet funktioniert. Und mit ihm der Arbeitsalltag.

Ein erfolgreiches Intranet vereint technische Kompetenz mit Engagement für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in sorgfältiger Planung, aktiver Beteiligung der Mitarbeitenden und kontinuierlicher Verbesserung der Inhalte und Funktionen. Moderne Plattformen wie XELOS erleichtern Ihnen das Erstellen eines nutzerzentrierten und lebendigen Intranets.

FAQ

Wie lange dauert es, ein Intranet im Unternehmen vollständig einzuführen?  

Wie lange die Einführung eines Intranets dauert, lässt sich pauschal nicht sagen. Es hängt stark von Ihrer Ausgangssituation ab. Wenn Sie ein kleines Projektteam haben, klar definierte Anforderungen und eine überschaubare IT-Landschaft, kann das Erstellen eines Intranets in wenigen Monaten gelingen.

In größeren Organisationen oder bei komplexeren Anforderungen dauert es oft deutlich länger. Hier kann sich das Projekt über ein halbes oder sogar ein ganzes Jahr ziehen. Faktoren wie die Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen, intensive Testphasen oder ein stufenweiser Rollout verlängern die Einführung. Wichtig ist, dass Sie sich nicht unter Druck setzen. Nehmen Sie sich die Zeit, die Ihr Unternehmen braucht, um ein stabiles, nutzerfreundliches und langfristig erfolgreiches Intranet zu erstellen.

Welche KPIs eignen sich, um den Erfolg eines Intranets zu messen?

Um den Erfolg Ihres Intranets zu bewerten, sollten Sie verschiedene KPIs im Blick behalten. Besonders hilfreich sind Kennzahlen wie Reichweite, Interaktionen pro Beitrag, Feedbackquote oder die Nutzung einzelner Kanäle. Diese Zahlen zeigen Ihnen, wie gut Inhalte ankommen und wie aktiv die Mitarbeitenden das Intranet nutzen.

Ein Beispiel: Wenn bestimmte Beiträge – z. B. aus der Geschäftsleitung – deutlich mehr Interaktionen erzeugen als andere, kann das ein Zeichen für hohe Relevanz oder auch für eine stärkere Erwartungshaltung der Mitarbeitenden sein. Ebenso geben Heatmaps oder Klickanalysen auf der Startseite Hinweise darauf, welche Bereiche häufiger aufgerufen werden – etwa der Kantinenplan, HR-Dokumente oder News aus bestimmten Abteilungen. Kombinieren Sie quantitative Daten mit qualitativen Rückmeldungen aus Feedback-Sessions, um nicht nur zu messen, was genutzt wird – sondern warum.

Aber: Nur auf Zahlen zu schauen, greift zu kurz. Wirklich aussagekräftig wird Ihre Analyse erst, wenn Sie auch qualitative Rückmeldungen einbeziehen. Wie empfinden Mitarbeitende die Inhalte? Finden sie die Informationen, die sie brauchen? Solche Fragen lassen sich nicht mit Klickzahlen allein beantworten. Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, lohnt sich ein Blick in diesen weiterführenden Artikel: Interne Kommunikation messen – so gelingt’s