Intranet Einführung: Worauf es wirklich ankommt

Die Einführung eines neuen Intranets ist nicht nur ein technisches Unterfangen, sondern auch eine bedeutende Veränderung für die gesamte Belegschaft. Ein erfolgreiches Intranet verspricht, Kommunikationsprozesse zu vereinfachen, Informationen schneller zugänglich zu machen und die Zusammenarbeit zu verbessern – doch all das kann nur dann erreicht werden, wenn die Mitarbeitenden bereit sind, dieses neue Tool auch zu nutzen. Genau hier kommt eine gut durchdachte Onboarding-Strategie ins Spiel. Sie legt den Grundstein dafür, dass das Intranet von Beginn an akzeptiert und effektiv genutzt wird.

Ohne ein klar strukturiertes Onboarding kann es schnell zu Verwirrung und Frustration kommen, wodurch die Einführung scheitert, bevor sie richtig begonnen hat. Der erste Eindruck zählt – und das gilt auch für digitale Tools. Eine durchdachte Strategie sorgt nicht nur für eine reibungslose Umstellung, sondern weckt auch die Neugier und Bereitschaft der Belegschaft, das volle Potenzial des neuen Intranets auszuschöpfen.

Aber wie gelingt ein erfolgreiches Onboarding und was ist dafür nötig? Diese Fragen klären wir in diesem Artikel.

Was ist überhaupt Onboarding? 

Bevor wir tiefer in die Strategien für ein erfolgreiches Intranet-Onboarding eintauchen, ist es wichtig, zunächst zu klären, was Onboarding genau umfasst und welche Schritte erforderlich sind. 

Onboarding bezeichnet den Prozess der Einführung neuer NutzerInnen in ein System oder eine Arbeitsumgebung. In unserem Kontext geht es nicht nur um die technische Einführung, sondern um den erfolgreichen Start und die Integration der NutzerInnen in das neue System. Dieser Prozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden das Intranet effektiv nutzen können und sich schnell zurechtfinden. 

Der Onboarding-Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte und Elemente, die darauf abzielen, den neuen NutzerInnen eine umfassende Unterstützung und Orientierung zu bieten. Dazu gehören unter anderem:

• Einführung und Orientierung: Zu Beginn sollten die neuen NutzerInnen eine Übersicht über das Intranet und dessen Funktionen erhalten. Dies kann durch Einführungsvideos, Handbücher oder persönliche Schulungen erfolgen, die die wichtigsten Bereiche und deren Nutzung erläutern.
• Technische Einarbeitung: Es ist entscheidend, dass die NutzerInnen mit den technischen Aspekten des Intranets vertraut gemacht werden. Dies schließt die Registrierung, den Login-Prozess sowie die Nutzung spezifischer Tools und Anwendungen ein.
• Mentoring und Support: Die Zuweisung von MentorInnen oder „Buddy-Systemen“ kann den neuen NutzerInnen helfen, sich schneller einzugewöhnen. Diese MentorInnen können bei Fragen zur Verfügung stehen, Tipps geben und als Ansprechpartner fungieren, um Unsicherheiten abzubauen und den Lernprozess zu erleichtern.
• Ressourcen bereitstellen: Neue NutzerInnen sollten Zugang zu umfassenden Ressourcen haben, wie FAQs, Tutorials und einem Wissensdatenbank. Diese Materialien ermöglichen es ihnen, sich selbstständig einzuarbeiten und bei Bedarf auf Informationen zuzugreifen. Denn um in das neue System erfolgreich starten zu können braucht es nicht nur externe Anleitung, sondern auch die eigenständigen Erfahrungen der Mitarbeitenden.
• Feedback-Mechanismen: Der Onboarding-Prozess sollte durch regelmäßige Feedback-Runden ergänzt werden, um herauszufinden, wie die neuen NutzerInnen den Prozess erleben. Ihr Feedback kann dazu beitragen, den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern und die Bedürfnisse der NutzerInnen besser zu berücksichtigen.

Warum ist Onboarding so wichtig?

Ein gut geplantes und durchgeführtes Onboarding ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung eines neuen Social Intranets. Es geht dabei nicht nur darum, technische Abläufe zu vermitteln, sondern auch darum, die Mitarbeitenden emotional und mental auf diese Veränderung vorzubereiten. 

Aber warum ist das überhaupt so entscheidend?

Förderung der Mitarbeitenden-Akzeptanz

Die Akzeptanz der Belegschaft ist der entscheidende Faktor für den Erfolg eines Intranets. Ohne die Bereitschaft der Mitarbeitenden, sich mit dem neuen Tool auseinanderzusetzen, bleiben die besten Funktionen ungenutzt. Ein strukturiertes Onboarding sorgt dafür, dass die Vorteile des neuen Systems klar kommuniziert werden und die Mitarbeitenden verstehen, warum dieses Tool ihr Arbeitsleben verbessern wird. Es geht darum, Hürden abzubauen, Skepsis zu nehmen und stattdessen Begeisterung für die neuen Möglichkeiten zu schaffen. Diese Akzeptanz lässt sich jedoch nicht erzwingen – sie muss durch Betreuung, klare Kommunikation und Unterstützung gefördert werden.

Reduzierung von Unsicherheiten

Jede Veränderung bringt Unsicherheiten mit sich, besonders wenn es um neue Technologien geht. Die Einführung eines Social Intranets bedeutet, dass die bisherigen Arbeitsabläufe verändert werden. Wenn dabei die Mitarbeitenden nicht gut genug vorbereitet oder mit den neuen Prozessen vertraut gemacht werden, können schnell Frust und Verwirrung aufkommen. Ein sorgfältig geplanter Onboarding-Prozess, der alle genannten Punkte abdeckt, reduziert genau diese Unsicherheiten. Er vermittelt den Mitarbeitenden, dass sie nicht allein gelassen werden, sondern gezielte Unterstützung erhalten, um das neue Intranet problemlos in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Das Ziel ist es, von Anfang an eine Umgebung zu schaffen, in der Fragen willkommen sind und sich alle sicher fühlen, das neue System zu nutzen.

Langfristige Produktivität steigern

Ein solides Onboarding schafft die Basis für die langfristige Nutzung des Intranets und steigert damit nachhaltig die Produktivität. Wenn die Mitarbeitenden von Beginn an wissen, wie sie das Intranet effizient nutzen können, sparen sie nicht nur Zeit, sondern können auch ihre Arbeitsabläufe optimieren. Es geht nicht nur darum, das Intranet zu verstehen, sondern auch, die neuen Prozesse in den Arbeitsalltag zu integrieren und davon zu profitieren. Ein durchdachter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass das Intranet nicht nur als weiteres Tool wahrgenommen wird, sondern als zentrale Plattform, die die Zusammenarbeit erleichtert und die Effizienz steigert.

Vorbereitung auf den Go Live

Nachdem nun grundlegend geklärt wurde, was der Begriff Onboarding meint, was er beinhaltet und weshalb dieser Prozess wichtig ist, schauen wir uns nun an, wie man sich darauf optimalerweise vorbereiten sollte. Ein Schritt, der dem Onboarding vorgeschaltet ist, ist die eigentliche Veröffentlichung des neuen Intranets. Und das will gut vorbereitet sein, denn das ist das Fundament für einen reibungslosen und erfolgreichen Start des neuen Intranets. In dieser Phase entscheidet sich, ob der Livegang von der Belegschaft positiv angenommen wird oder auf Widerstand stößt. Dabei geht es nicht nur um technische Vorkehrungen, sondern insbesondere um die kommunikative Begleitung und die praktische Vorbereitung der Mitarbeitenden. Hier sind einige essenzielle Schritte, die im Vorfeld des Go Live unbedingt beachtet werden sollten.

Change-Kommunikation: Schulungen und Kommunikationskonzept

Der Wechsel zu einem neuen Social Intranet erfordert eine umfassende Change-Kommunikation, um die Belegschaft frühzeitig über die kommenden Änderungen zu informieren und sie aktiv in den Prozess einzubinden. Ein transparentes Kommunikationskonzept ist dabei unverzichtbar. Es sollte klar machen, 

• warum das neue Intranet eingeführt wird, 
• welche Vorteile es bringt, 
• und wie der Übergang gestaltet wird.

Dieser Prozess muss von gezielten Schulungen begleitet werden, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten sind. Dabei reicht es nicht, nur technische Funktionen zu erklären. Vielmehr müssen die Schulungen auch den Nutzen des Intranets im Arbeitsalltag verdeutlichen, sodass die Belegschaft die Vorteile für ihre eigene Arbeit erkennt.

Eine gute Umsetzungsmöglichkeit ist es, eine Gruppe von Mitarbeitenden zu schulen und nach dem Go-Live als interne Support-Gruppe, auch gern bezeichnet als MentorInnen oder Buddys, einzusetzen. Das schafft eine bessere Dynamik und Handhabbarkeit und schafft MultiplikatorInnen innerhalb eines Teams. Sie können als Ansprechpersonen fungieren, die den direkten Kontakt zu ihren KollegInnen suchen und schnell auf Fragen oder Probleme reagieren.

Diese interne Unterstützung fördert nicht nur das Vertrauen in das neue System, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen. Außerdem kann diese Gruppe regelmäßig Feedback sammeln und an die Verantwortlichen weitergeben, sodass kontinuierliche Verbesserungen vorgenommen werden können.

Profile anlegen: So machen Sie die Belegschaft fit für das neue Intranet

Ein weiterer wichtiger Schritt in der Vorbereitung auf den Go Live ist es, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden Profile im neuen Social Intranet bekommen. Auch das sollte möglichst vor dem offiziellen Start geschehen, um den Übergang reibungslos zu gestalten. Hierbei geht es nicht nur darum, dass jeder ein Profil besitzt, sondern dass die Profile später auch vollständig ausgefüllt sind – mit allen relevanten Informationen wie Kontaktdaten, Verantwortlichkeiten und Abteilungszugehörigkeiten. Dadurch wird das Intranet von Beginn an zu einem funktionalen Netzwerk, das die Zusammenarbeit fördert. Ein gut strukturiertes Profil hilft zudem, die digitale Präsenz der Mitarbeitenden zu stärken und das Gefühl zu vermitteln, Teil eines modernen, vernetzten Teams zu sein. 

Übrigens: In XELOS bieten die Daten die Grundlage für das Mitarbeiterverzeichnis, in dem nicht nur nach Namen gesucht werden kann, sondern auch nach Abteilungen oder speziellen Kompetenzen. Das hilft dabei immer den richtigen Ansprechpartner zu finden - selbst dann, wenn man noch nicht einmal den Namen der Person kennt. 

Es kann auch sinnvoll sein, den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, ihre Profile nach dem Go Live selbstständig zu vervollständigen. Um die Motivation zur vollständigen Profilgestaltung zu steigern, können gezielte Aktionen und Anreize geplant werden. Ein Beispiel hierfür ist eine Aktion, bei der jeder, der sein Profil innerhalb der ersten Woche nach dem Go Live vollständig ausgefüllt hat, einen kleinen Preis oder eine Belohnung erhält, wie etwa einen Gutschein oder ein exklusives Intranet-Abzeichen. Solche Anreize fördern nicht nur die zeitnahe Vervollständigung der Profile, sondern stärken auch das Engagement der Mitarbeitenden und die Wahrnehmung des Intranets als wertvolles Tool.

Daten einspeisen und sicherstellen, dass alles bereitsteht

Neben den Nutzerprofilen müssen auch sämtliche relevanten Daten rechtzeitig ins Social Intranet eingespeist werden. Dokumente, wichtige Unternehmensinformationen, Kontaktverzeichnisse, Kalender und Kommunikationsstrukturen sollten bereits vor dem Go Live im System hinterlegt und strukturiert sein. Dieser Schritt ist entscheidend, damit die Mitarbeitenden sofort loslegen können, ohne erst nach den benötigten Informationen suchen zu müssen. Es gilt, die Inhalte so aufzubereiten, dass sie leicht auffindbar und logisch organisiert sind. Hier ist es sinnvoll, klare Kategorien und Zugriffsrechte zu definieren, um die Navigation zu erleichtern und Verwirrung zu vermeiden.

Login-Daten vorbereiten und verteilen

Ein weiteres zentrales Element der Vorbereitung ist die rechtzeitige Verteilung der Login-Daten. Es sollte sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitenden bereits vor dem Go Live ihre Zugangsdaten erhalten und sich erfolgreich einloggen können. Dies verhindert Stress und unnötige Verzögerungen am Tag des Launches. Eine gut durchdachte Kommunikation, die erklärt, wie die Login-Daten zu verwenden sind und welche Schritte bei möglichen Problemen zu befolgen sind, schafft hier Klarheit. Zudem sollten die Mitarbeitenden in der Lage sein, ihre Passwörter sicher und einfach zu verwalten, um spätere Supportanfragen zu minimieren.

Testphase vor dem Livegang: Frühzeitiges Feedback und letzte Anpassungen

Bevor das Intranet final für alle freigeschaltet wird, sollte eine Testphase stattfinden. Dabei kann eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitenden das System im Vorfeld nutzen und auf Herz und Nieren prüfen. Diese Pilotphase bietet wertvolles Feedback aus der Praxis, das dazu genutzt werden kann, letzte Anpassungen vorzunehmen und eventuelle technische oder inhaltliche Probleme zu beheben. Wichtig ist, die TesterInnen nicht nur nach technischen Aspekten zu befragen, sondern auch danach, wie intuitiv die Nutzung des Social Intranets ist und ob die gewünschten Informationen schnell auffindbar sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Intranet nicht nur funktioniert, sondern auch den Anforderungen und Erwartungen der Nutzenden entspricht.

Support-Team einrichten: Soforthilfe an den ersten Tagen

Die ersten Tage nach dem Go Live sind entscheidend, damit das Intranet auch die Möglichkeit hat, einen guten ersten Eindruck hinterlassen zu können. Gerade am Anfang kann es zu Problemen oder Fragen kommen, und es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden in dieser Phase nicht allein gelassen werden. Ein Support-Team, das aus geschulten Mitarbeitenden besteht, sollte bereitstehen, um bei technischen Schwierigkeiten oder Unsicherheiten zu helfen. Dieses Team sollte nicht nur über technische Kenntnisse verfügen, sondern auch in der Lage sein, geduldig und verständlich auf Fragen der Mitarbeitenden einzugehen. Ziel ist es, mögliche Hindernisse schnell aus dem Weg zu räumen, damit die Mitarbeitenden das Intranet ohne Frust und Unsicherheit nutzen können.

Feedback-Mechanismus: Offene Fragen und Verbesserungspotenziale aufnehmen

Ein erfolgreicher Go Live ist nicht das Ende des Prozesses, sondern der Beginn eines kontinuierlichen Verbesserungszyklus. Es ist entscheidend, von Anfang an einen Feedback-Mechanismus zu implementieren, über den die Mitarbeitenden ihre Erfahrungen und eventuell auftretende Probleme melden können. Dies kann in Form von Umfragen, Feedback-Formularen oder einem eigenen Bereich im Intranet geschehen. Das Ziel ist es, frühzeitig auf Verbesserungspotenziale aufmerksam zu werden und das System entsprechend weiterzuentwickeln. Ein regelmäßiger Austausch mit der Belegschaft signalisiert, dass ihre Meinung wertgeschätzt wird und das Unternehmen daran interessiert ist, das Social Intranet optimal an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Den Livegang spannend und einprägsam gestalten

Der Go Live eines neuen Intranets ist nicht nur ein technischer Meilenstein – es ist auch eine Gelegenheit, die Mitarbeitenden auf spielerische und kreative Weise mit der neuen Plattform vertraut zu machen. Ein gut geplanter Livegang sollte nicht nur informativ, sondern auch unterhaltsam und einprägsam sein. Der Start des Intranets ist die perfekte Möglichkeit, die Begeisterung und Neugier der Belegschaft zu wecken und gleichzeitig sicherzustellen, dass das System von Anfang an positiv wahrgenommen wird.

Anbei folgen nun einige Beispiele, wie man den Livegang gestalten kann.

Intranetparty: Gemeinsam den Start des neuen Intranets feiern

Ein Social Intranet sollte nicht still und leise eingeführt werden. Eine Intranetparty bietet eine großartige Möglichkeit, den Livegang als Event zu zelebrieren und den Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, Teil von etwas Neuem und Aufregendem zu sein. Diese Feier kann virtuell oder vor Ort stattfinden, je nachdem, wie das Unternehmen aufgestellt ist. Es könnte eine Mischung aus Präsentationen, kleinen Spielen und einer Live-Demo des Social Intranets geben, um den Mitarbeitenden die ersten Einblicke zu ermöglichen. Der Fokus liegt darauf, die Plattform als etwas Positives und Innovatives zu präsentieren und den Mitarbeitenden gleichzeitig Raum für Fragen und erste Rückmeldungen zu geben.

Kleine Erklärvideos erleichtern das Lernen

Kleine Erklärvideos sind ein hervorragendes Mittel, um komplexe Funktionen des Intranets einfach und verständlich zu erklären. Besonders einprägsam sind Videos, die durch ein Maskottchen oder eine bekannte Person aus dem Unternehmen präsentiert werden. Das schafft eine persönliche Note und kann das Intranet für die Mitarbeitenden sympathisch und vertraut machen. Kurze, prägnante Videos zu einzelnen Funktionen oder Bereichen des Intranets erleichtern den Einstieg und geben den Mitarbeitenden die Möglichkeit, jederzeit auf diese Inhalte zurückzugreifen, falls sie später Unterstützung benötigen.

Begrüßungsvideo auf der Startseite

Ein Begrüßungsvideo vom Geschäftsführer oder einer anderen Führungskraft verleiht dem Intranet-Launch zusätzliche Bedeutung. Durch eine direkte Ansprache von Vorgesetzten wird das Intranet als zentrales Tool für die gesamte Organisation positioniert. In diesem Video sollten die Vorteile des neuen Systems betont und die Mitarbeitenden dazu eingeladen werden, das Intranet aktiv zu nutzen. Eine persönliche Botschaft schafft nicht nur Nähe, sondern vermittelt auch, dass die Einführung des Intranets ein wichtiger Schritt für das Unternehmen ist, in den alle gemeinsam investieren.

Vorteile des Intranets: Zielgerichtete Kommunikation, um die Belegschaft abzuholen

Einer der Schlüssel zum Erfolg des neuen Intranets liegt darin, den Mitarbeitenden klar zu machen, welche konkreten Vorteile sie aus der Nutzung ziehen können. Dies sollte nicht abstrakt bleiben, sondern direkt an den Arbeitsalltag der einzelnen Teams und Abteilungen anknüpfen. Eine zielgerichtete Kommunikation, die erklärt, wie das Intranet die Effizienz steigert, den Informationsfluss verbessert und die Zusammenarbeit erleichtert, holt die Belegschaft ab. Es geht darum, den Mehrwert des Intranets klar aufzuzeigen, damit die Mitarbeitenden nicht nur die Notwendigkeit, sondern auch den Nutzen erkennen und sich darauf einlassen.

Gamification-Elemente: NutzerInnen mit Badges und Punkten belohnen

Gamification-Elemente sind ein starker Motivator, um die Nutzung des Intranets aktiv zu fördern. Durch das Sammeln von Badges oder Punkten können Mitarbeitende für bestimmte Aktivitäten oder Aufgaben innerhalb des Intranets belohnt werden. Diese spielerischen Elemente fördern den Wettbewerb und spornen an, sich intensiver mit dem neuen System auseinanderzusetzen. Gamification macht die Nutzung des Intranets nicht nur effektiver, sondern auch unterhaltsam und steigert so langfristig die Akzeptanz und das Engagement.

Anreize für die Nutzung schaffen

Nachdem das neue Intranet nun eingeführt wurde und alle Nutzenden Zugriff darauf haben, kommt es im nächsten Schritt darauf an, dass das Intranet eine aktive Dynamik entwickelt. Denn letztendlich lebt es von Informationen wie Artikel, Blogs oder News und nicht zuletzt von Interaktion.

Und damit das neue Intranet nicht nur als weiteres Tool in einer großen Sammlung wahrgenommen wird, sondern wirklich einen festen Platz im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden einnimmt, ist es entscheidend, Anreize zu schaffen, die die Nutzung fördern. Es reicht nicht aus, das Intranet einfach bereitzustellen – die Belegschaft muss motiviert werden, sich aktiv damit auseinanderzusetzen und die angebotenen Features und Funktionen zu nutzen. 

Eine Möglichkeit besteht beispielsweise darin, bestimmte Inhalte und Ressourcen exklusiv im Intranet bereitzustellen. Dies könnte etwa den Zugriff auf spezielle Schulungsmaterialien, interne News oder exklusive Veranstaltungen betreffen, die nur über das Intranet zugänglich sind. Indem wichtige Informationen oder wertvolle Tools ausschließlich dort verfügbar gemacht werden, entsteht ein natürlicher Anreiz für die Mitarbeitenden, sich regelmäßig ins Intranet einzuloggen.

Dieser Ansatz verleiht dem Intranet einen höheren Stellenwert und positioniert es als unverzichtbare Informationsquelle im Unternehmen. Darüber hinaus können zusätzliche exklusive Inhalte, wie etwa Interviews mit Führungskräften oder Insider-Wissen zu Unternehmensstrategien, das Interesse und die Neugier der Belegschaft wecken.

Zusätzlich ist es sinnvoll, regelmäßig neue, dynamische Inhalte zu veröffentlichen, um die Mitarbeitenden immer wieder zu motivieren, das Intranet zu besuchen. Dies kann durch interaktive Elemente wie Umfragen, Foren oder Feedback-Möglichkeiten unterstützt werden, die die Mitarbeitenden aktiv einbinden. Ein monatlicher Newsletter oder ein regelmäßiger Veranstaltungskalender, der auf exklusive Inhalte hinweist, kann ebenfalls dazu beitragen, die NutzerInnen zu ermutigen, sich aktiv mit dem Intranet auseinanderzusetzen.

Die Schaffung eines Anreizsystems, beispielsweise durch Gamification-Elemente, in denen Mitarbeitende Punkte oder Auszeichnungen für die Nutzung des Intranets sammeln können, könnte zusätzlich die Interaktion erhöhen. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, eine lebendige und aktive Intranet-Kultur zu etablieren, in der das Intranet als zentrale Drehscheibe für Information, Zusammenarbeit und Kommunikation wahrgenommen wird.

Langfristige Onboarding-Strategie und Erfolgsmessung

Ein erfolgreiches Onboarding endet nicht mit dem Go Live des Intranets – es ist vielmehr der Beginn einer fortlaufenden Strategie, um die Mitarbeitenden langfristig einzubinden und das Intranet zu einem festen Bestandteil ihrer Arbeitswelt zu machen. Kontinuierliche Unterstützung und das Schaffen eines Umfelds, das Raum für Feedback und Verbesserungen bietet, sind entscheidend, um den langfristigen Erfolg des Intranets zu gewährleisten. 

Regelmäßige Updates und Betreuung auch nach dem Go Live

Nach dem offiziellen Start des Social Intranets ist es wichtig, dass das System stetig weiterentwickelt wird. Regelmäßige Updates, die sowohl technische Verbesserungen als auch neue Funktionen einführen, sorgen dafür, dass das Intranet dynamisch bleibt und sich den sich wandelnden Anforderungen des Unternehmens anpasst. 

Es bietet sich an, in regelmäßigen Abständen (z. B. vierteljährlich) Schulungen oder Auffrischungskurse anzubieten, die nicht nur die Bedienung des Intranets thematisieren, sondern auch Tipps und Tricks zur Optimierung des Arbeitsalltags vermitteln. Diese Schulungen können in Form von Webinaren, Workshops oder kurzen interaktiven Tutorials im Intranet selbst angeboten werden. Ein weiterer Vorteil dieser Schulungen ist, dass sie Gelegenheit bieten, spezifische Fragen der Mitarbeitenden zu klären und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Langfristige Einbindung der Mitarbeitenden sicherstellen

Damit das Intranet über die ersten Monate hinaus aktiv genutzt wird, sollte eine langfristige Strategie zur Einbindung der Mitarbeitenden entwickelt werden. Hierbei spielen auch nach dem Go-live regelmäßige Feedback-Runden eine entscheidende Rolle. Ein funktionierender Feedback-Mechanismus ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Erfahrungen und Anregungen direkt zu teilen. So fühlen sie sich gehört und sehen, dass ihre Rückmeldungen zu Verbesserungen führen.

Außerdem ist es hilfreich im Intranet auf eine Moderation zu setzen. Diese kann verschiedene Formen annehmen, um eine aktive und ansprechende Nutzung zu fördern und den Nutzenden abwechslungsreiche Inhalte zur Verfügung stellen zu können. Ein Team von ModeratorInnen sollte regelmäßig Inhalte aktualisieren, interessante Diskussionen anregen und sicherstellen, dass Fragen zeitnah beantwortet werden. Dies kann durch gezielte Themenwochen, Umfragen oder interaktive Beiträge geschehen, die die Mitarbeitenden ermutigen, sich aktiv einzubringen.

Erfolgsmessung: KPIs zur Überprüfung des Onboarding-Erfolgs

Um den Erfolg des Intranet-Onboardings nachhaltig zu gewährleisten, ist es wichtig, den Fortschritt kontinuierlich zu überwachen. Hierbei spielen unter anderem folgende Kennzahlen eine Rolle:

• Nutzungsrate: Wie häufig loggen sich die Mitarbeitenden in das Intranet ein? Welche Funktionen werden am meisten genutzt? Diese Zahlen geben Aufschluss darüber, ob das Intranet tatsächlich in den Arbeitsalltag integriert ist oder ob noch Handlungsbedarf besteht.
• Interaktionsrate: Neben der bloßen Nutzung sollte auch die Tiefe der Interaktion analysiert werden. Wie aktiv beteiligen sich die Mitarbeitenden? Werden Beiträge kommentiert, Fragen gestellt oder Dokumente geteilt? Diese Kennzahl zeigt, ob das Intranet nur als Informationsquelle genutzt wird oder ob es auch zu einer lebendigen Austauschplattform geworden ist.
• Feedback der Mitarbeitenden: Regelmäßige Umfragen und Feedback-Schleifen helfen dabei, qualitative Erkenntnisse zu gewinnen. Wie zufrieden sind die Mitarbeitenden mit dem Intranet? Wo sehen sie Verbesserungspotenzial? Welche Funktionen vermissen sie oder finden sie besonders hilfreich?

Die fortlaufende Analyse dieser Aspekte gibt nicht nur einen Überblick über den aktuellen Stand des Intranets, sondern liefert auch wertvolle Informationen darüber, welche Maßnahmen notwendig sind, um die Nutzung zu optimieren und den langfristigen Erfolg zu sichern. Durch eine ausgewogene Kombination aus technischer Weiterentwicklung und der aktiven Einbindung der Mitarbeitenden kann das Intranet dauerhaft als leistungsstarkes und zentrales Tool etabliert werden.

Fazit

Ein durchdachtes Intranet-Onboarding ist entscheidend für die langfristige Akzeptanz und Nutzung des neuen Systems im Unternehmen. Die wichtigsten Elemente, die den Erfolg sichern, sind eine klare Kommunikation, gezielte Schulungen beziehungsweise Betreuung und eine kontinuierliche Unterstützung der Belegschaft.

Bereits vor dem Go Live sollte ein umfassendes Change-Management-Konzept umgesetzt werden, das Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen beinhaltet, um die Mitarbeitenden frühzeitig einzubinden. Der Livegang selbst kann durch kreative Aktionen, wie etwa eine Intranetparty oder interaktiven Elementen gestaltet werden. Dies schafft nicht nur Aufmerksamkeit, sondern hilft auch, das neue Social Intranet positiv zu verankern.

Nach dem Go Live ist es entscheidend, den Fokus auf regelmäßige Updates und Schulungen zu legen, um die Mitarbeitenden bei der Nutzung des Intranets weiter zu unterstützen. Intranet-BotschafterInnen, exklusive Inhalte und Belohnungssysteme sorgen dafür, dass das System dauerhaft attraktiv bleibt. Gleichzeitig sollten kontinuierliche Erfolgsmessungen sicherstellen, dass das Social Intranet im Alltag wirklich genutzt und akzeptiert wird.

Insgesamt zeigt sich, dass der Erfolg eines Intranets nicht allein von der Technik abhängt, sondern vor allem davon, wie gut die Mitarbeitenden abgeholt, eingebunden und motiviert werden, das Intranet als festen Bestandteil ihrer täglichen Arbeit zu integrieren.

FAQ

Was sind die Hauptziele des Onboardings für ein neues Intranet?

Die Hauptziele des Onboardings für ein neues Social Intranet sind die Mitarbeitenden effektiv auf das neue System vorzubereiten, ihre Akzeptanz und Nutzung zu fördern und sicherzustellen, dass sie die Funktionen und Vorteile des Intranets optimal nutzen können. Dabei geht es darum, Unsicherheiten abzubauen, die Mitarbeitenden mit den neuen Werkzeugen vertraut zu machen und sie in die Lage zu versetzen, das Intranet als wertvolles Werkzeug für ihre tägliche Arbeit zu betrachten.

Wie lange sollte der Onboarding-Prozess dauern?

Die Dauer des Onboarding-Prozesses kann je nach Größe des Unternehmens und Komplexität des Intranets variieren. Im Allgemeinen sollte der Onboarding-Prozess jedoch mindestens einige Wochen umfassen, um den Mitarbeitenden ausreichend Zeit zu geben, sich einzuarbeiten und sich mit dem neuen System vertraut zu machen. Ideal ist es, wenn die Phase der intensiven Unterstützung und Schulung in den ersten 1 bis 2 Monaten nach dem Go Live stattfindet, gefolgt von regelmäßigen Auffrischungen und zusätzlichen Schulungen über einen längeren Zeitraum hinweg.

Welche Ressourcen sind für ein erfolgreiches Onboarding erforderlich?

Für ein erfolgreiches Onboarding sind mehrere Ressourcen erforderlich:

• Personal: Ein engagiertes Team für Schulungen, Support und Kommunikation.
• Technik: Geeignetes Equipment für die technische Umsetzung, wie z.B. Kameras für Videos oder Software für Webinare.
• Materialien: Schulungsunterlagen, Tutorials, FAQs und andere Hilfsmittel, die die Nutzung des Social Intranets erleichtern.
• Zeit: Ausreichend Zeit für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Schulungen und Unterstützungsmaßnahmen.
• Kommunikationskanäle: Plattformen, über die Updates und wichtige Informationen an die Mitarbeitenden kommuniziert werden können.

Wie kann man den Erfolg des Onboardings messen?

Der Erfolg des Onboardings kann unter anderem durch verschiedene Faktoren gemessen werden:

• Nutzungsrate: Die Häufigkeit, mit der sich Mitarbeitende ins Intranet einloggen und die Funktionen nutzen.
• Interaktionsrate: Das Engagement der Mitarbeitenden, wie etwa die Teilnahme an Foren, das Kommentieren von Beiträgen oder die Nutzung interaktiver Funktionen.
• Feedback: Regelmäßige Umfragen und Rückmeldungen der Mitarbeitenden zur Benutzerfreundlichkeit und den Erfahrungen mit dem Intranet.
• Schulungsteilnahmen: Die Anzahl der Teilnehmenden an Schulungen und deren Rückmeldungen zur Nützlichkeit der Inhalte.

Was kann man tun, wenn es Widerstand gegen das neue Intranet gibt?

Widerstand gegen ein neues Social Intranet kann verschiedene Ursachen haben, wie z.B. Angst vor Veränderungen oder Unzufriedenheit mit der Benutzerfreundlichkeit. Ansätze damit umzugehen können beispielsweise auf diesen Faktoren basieren:

• Kommunikation: Offen und transparent über die Gründe für das neue Intranet sprechen und die Vorteile klar kommunizieren.
• Einbindung: Mitarbeitende frühzeitig in den Prozess einbinden und als Intranet-BotschafterInnen gewinnen, um eine positive Haltung zu fördern.
• Schulung: Zusätzliche Schulungen anbieten, um Unsicherheiten abzubauen und die Nutzung zu erleichtern.
• Feedback: Die Bedenken und Probleme der Mitarbeitenden ernst nehmen, Feedback einholen und konkrete Verbesserungen umsetzen.
• Support: Ein kompetentes Support-Team bereitstellen, das bei Fragen und Problemen schnell Hilfe leisten kann.

Durch eine proaktive und einfühlsame Herangehensweise an den Widerstand können viele Bedenken ausgeräumt und die Akzeptanz des neuen Social Intranets gestärkt werden.

Wie sollen Inhalte strukturiert und organisiert werden?

Eine klare Strukturierung und Organisation der Intranet-Inhalte ist essenziell, um den Mitarbeitenden eine einfache und intuitive Navigation zu ermöglichen. Inhalte sollten nach Relevanz und NutzerInnenbedürfnissen gegliedert werden, beispielsweise in Kategorien wie "Unternehmensnachrichten", "Dokumentationen", "Gruppen" und "Ressourcen". Eine einheitliche Benennung und logische Ordnerstruktur helfen dabei, Inhalte schnell auffindbar zu machen. Es ist auch hilfreich, wichtige oder häufig genutzte Inhalte prominent auf der Startseite zu platzieren. Überdies sollten Suchfunktionen und Tags genutzt werden, um die Auffindbarkeit von Informationen zu erleichtern.

Man muss aber beachten, dass sich diese Frage nicht pauschal beantworten lässt, da Intranet Software von Anbieter zu Anbieter in ihrer Funktion unterschiedlich ist. Hinzu kommen die sehr individuellen Anforderungen der unterschiedlichen Firmen. Daher muss diese Frage letztlich im von Fall zu Fall beantwortet werden.

Wie wird das Intranet in die bestehende IT-Infrastruktur integriert?

Die Integration des Social Intranets in die bestehende IT-Infrastruktur erfordert sorgfältige Planung und Abstimmung. Dabei muss sichergestellt werden, dass das Intranet mit bestehenden Systemen kompatibel und anbindbar ist. Um das herauszufinden, empfiehlt es sich, mit dem Intranet-Anbieter das Gespräch zu suchen und sich individuell über diesen Punkt beraten zu lassen.

Ein wesentlicher Vorteil der Nutzung einer Cloud-basierten Lösung ist die Flexibilität und Skalierbarkeit, die sie bietet. Cloud-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, die Infrastruktur an die sich ändernden Anforderungen und Nutzerzahlen anzupassen, ohne in teure Hardware investieren zu müssen. Zudem erleichtert die Cloud die Integration mit anderen cloudbasierten Anwendungen und Services, die im Unternehmen bereits verwendet werden, wie etwa CRM-Systeme oder Projektmanagement-Tools.