Die hauptsächliche Verwendung eines firmeneigenen Intranets ist für viele Unternehmen nach wie vor die schnelle Verteilung von Informationen aus zuverlässiger Quelle.

Moderne Intranetlösungen zielen aber zusätzlich auf einen sozialen Aspekt ab, der die Akzeptanz der Plattform unter den Mitarbeitenden erhöhen soll und motiviert, sich regelmäßig einzuloggen. Neben den gängigen Social Funktionen wie Likes und Kommentaren kommt für erfolgreiche Plattformen aber noch ein größerer Teil zum Tragen: die integrierte Kollaboration.

Das kann zum Beispiel eine einfache Chat-Funktion sein, die den Mitarbeitenden erlaubt, sich schnell und unkompliziert auszutauschen und Kontakt zu Fachpersonen innerhalb des Unternehmens aufzunehmen. Hürden wie unterschiedliche Standorte oder in der täglichen Flut untergehende Emails werden so überbrückt.

Aber die Kollaboration kann noch umfangreicher gestaltet werden: bei XELOS nennt sich das Gruppen. Öffentliche oder geschlossene Gruppenräume können nach Bedarf angelegt werden und verfügen über eine Vielzahl von eigenen Modulen. Das fördert den Informationsaustausch untereinander und behält alle wichtigen Daten und Dateien an einem Ort – in Abteilungen, unter Projektgruppen und auch pro Standort.

Besonders praktisch ist eine intelligente Aufgabenverwaltung, um Zuständigkeiten festzuhalten und nachzufassen. Ein KANBAN Board ist eine beliebte Methode, bei verschiedenen Aufgabenpaketen und -bearbeitenden den Überblick zu behalten. Sinnvoll ist auch eine gruppeninterne Dokumentenablage, damit alle relevanten Dateien bequem und themenbezogen abrufbar sind. Für den schnellen Austausch untereinander steht auch ein Forum für jede Gruppe zur Verfügung.

Bei XELOS handhaben wir die Kollaboration individuell und agil: jede Gruppe kann entsprechend des Bedarfs mit Zusatzmodulen gespickt werden, kann aber auch sehr schmal gehalten werden.

Halten Sie bei der nächsten „digitalen Inventur“ einfach mal Ausschau nach verbesserungswürdigen Ecken und Kanten, an denen ein Social Intranet noch feilen könnte.