Mitarbeiter App für kleine Unternehmen: Darauf müssen Sie achten

Die Digitalisierung ist längst auch bei kleinen Unternehmen angekommen. Dabei geht es nicht nur um neue Technologien, sondern darum, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und die Zusammenarbeit zu fördern. Eine Mitarbeiter App kann hier der Schlüssel sein – besonders, wenn das Unternehmen klein ist und jedes Tool gut durchdacht sein muss.

Mit einer gut ausgewählten Mitarbeiter App verbessern Sie die interne Kommunikation, schaffen Transparenz und ermöglichen effiziente Arbeitsabläufe. Doch welche App passt zu einem kleinen Unternehmen? Und worauf sollten Sie bei der Auswahl achten? Genau darum geht es in diesem Artikel.

Was ist eine Mitarbeiter App und warum ist sie relevant?

Eine Mitarbeiter App ist ein digitales Tool, das Mitarbeitende in Unternehmen miteinander verbindet und ihnen einen zentralen Zugang zu internen Informationen und Kommunikationskanälen bietet. Sie dient als zentrale Plattform, über die Teams kommunizieren und wichtige Social-Elemente eines modernen Arbeitsplatzes integrieren können. Besonders für kleine Unternehmen ist sie ein wertvolles Werkzeug: Als digitale Anlaufstelle und Kommunikationshub unterstützt die App flexibel Teams bei ihren täglichen Herausforderungen.

Dabei sollte jedoch zwischen einer klassischen Mitarbeiter App und einem umfassenderen Kollaborationstool wie einem Intranet unterschieden werden.

Abgrenzung zu Intranet- und Kollaborationstools

Eine Mitarbeiter App konzentriert sich primär darauf, alle Mitarbeitenden – insbesondere auch Non-Desk-Worker – zu erreichen, zu informieren und grundlegende Services bereitzustellen. Sie dient somit als Sprachrohr des Unternehmens und als zentraler Newskanal der internen Kommunikation.

Im Gegensatz dazu sind Intranet- oder Kollaborationstools wie Microsoft Teams, SharePoint oder andere Plattformen auf umfangreiche Funktionen für Zusammenarbeit und Workflows ausgelegt. Ziel ist dort meist die Unterstützung von Projektgruppen oder die Optimierung von Prozessen innerhalb spezifischer Abteilungen.

Eine typische Mitarbeiter App zeichnet sich durch folgende Schwerpunkte aus:

• Fokus auf Mobile-Nutzung, um alle Mitarbeitenden – auch außerhalb von Büroumgebungen – zu erreichen.
• Bereitstellung zentraler Inhalte, wie News, Ankündigungen und Onboarding-Materialien, in einem leicht zugänglichen Format.
• Reduktion auf den „kleinsten gemeinsamen Nenner“ bei Funktionen, sodass die Nutzung für alle Gruppen gleichermaßen intuitiv bleibt.
• Basisdienste wie ein Mitarbeitendenverzeichnis, einfache Chat-Funktionen und Zugänge zu relevanten Dokumenten oder Formularen.

Diese Abgrenzung verdeutlicht: Während ein Intranet umfassende Funktionen für Zusammenarbeit und komplexere Workflows bietet, ist die Mitarbeiter App als einfache, universelle Plattform für alle Mitarbeitenden konzipiert.

Die wichtigsten Funktionen einer Mitarbeiter App:

• Kommunikation und Information
  Die Mitarbeiter-App dient als zentraler Kommunikationskanal, der alle Mitarbeitenden – insbesondere Non-Desk Worker – erreicht. Sie ermöglicht die Verbreitung von Unternehmensnews, redaktionellen Inhalten und wichtigen Informationen schnell und mobil.
• Zentrale Plattform für Mitarbeitende
  Sie bietet eine Übersicht über wichtige Inhalte: Unternehmensrichtlinien, Verzeichnisse, Abteilungen und Hub-Funktionen zu anderen Tools wie Microsoft 365. Zudem können Mitarbeitende über Chat- und Kollaborationstools unkompliziert vernetzt werden.
• Erweiterbarkeit und Effizienz
  Die App lässt sich mit HR-Funktionen wie Urlaubsanträgen oder Krankmeldungen erweitern und bietet eine einfache Dokumentenablage für relevante Unterlagen. Dabei bleibt sie flexibel und überschneidet sich nicht funktional mit anderen Unternehmenslösungen.

In folgenden 5 Schritten einsatzbereit

Ein besonderer Vorteil der XELOS ONE Mitarbeiter App ist die schnelle und unkomplizierte Einführung. Das macht sie ideal für kleine Unternehmen, die wenig Zeit oder Ressourcen für komplexe Implementierungen haben.

So starten Sie mit der App:

Kennenlernen, testen und bestellen

Im Rahmen eines Webinars haben Sie die Möglichkeit, sich XELOS zunächst präsentieren zu lassen. Unsere ProduktexpertInnen zeigen Ihnen alle Funktionen und beantworten alle Fragen. Anschließend können Sie Ihre eigenen Erfahrungen im Rahmen einer Testversion sammeln. Diese ist dabei eine bereits vollständige Instanz und bildet bei Bestellung die Grundlage Ihres Systems - alle bereits erstellten Inhalte bleiben erhalten.

Inhalte einpflegen

Mit den modularen Funktionen von XELOS können Sie die App genau auf Ihr Unternehmen zuschneiden. Durch Widgets wie News, Bilder, Texte und Videos gestalten Sie Ihre internen Seiten individuell und befüllen sie einfach mit relevanten Informationen.

Nutzer importieren

Die App bietet eine Anbindung an Active Directory. So können Mitarbeitende mit ihren bestehenden Profilen in das System übernommen werden, was die Nutzung der App erleichtert.

Onboarding

Mitarbeitende finden eine Plattform, die optisch zum Corporate Design passt und intuitiv bedienbar ist. Das sorgt für eine hohe Akzeptanz und motiviert, die App aktiv zu nutzen.

Loslegen und nutzen

Sobald alle Schritte abgeschlossen sind, können Sie die App vollumfänglich nutzen. Die benutzerfreundliche Struktur macht den Einstieg für alle im Unternehmen leicht.

Zentrale Vorteile für kleine Unternehmen

Effiziente Kommunikation ist für kleine Unternehmen essenziell. Eine Mitarbeiter App wie XELOS ONE bringt die Vorteile moderner Kommunikationstools mit und unterstützt den internen Austausch in Echtzeit. 

Liken, kommentieren, KollegInnen markieren. Newsartikel und eine Startseite mit den aktuellen Nachrichten unterstützen bei erfolgreichem Austausch – ganz unabhängig von Zeit und Ort. Die App ist somit das ideale Tool für Teams, die den Überblick behalten und schnell reagieren wollen.

Steigerung des Mitarbeiterengagements

Besonders für kleine Unternehmen ist das Engagement der Mitarbeitenden ein wichtiger Erfolgsfaktor. Die App von XELOS ermöglicht es, interne Umfragen durchzuführen und regelmäßig Feedback zu sammeln. 

Dies schafft Transparenz und zeigt den Mitarbeitenden, dass ihr Feedback zählt. Solche Social-Features fördern ein motivierendes Arbeitsumfeld und steigern die Zufriedenheit im Unternehmen.

Zeit- und Kostenersparnis durch Prozessoptimierung

Eine Mitarbeiter-App reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich, indem sie alltägliche Prozesse wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder die Bereitstellung von Mitarbeiterdokumenten digitalisiert. Dies spart wertvolle Zeit, die Mitarbeitende für ihre eigentlichen Kernaufgaben nutzen können. Gleichzeitig entfallen Kosten für physische Kommunikationsmittel wie Aushänge oder gedruckte Dokumente.

Effizienzsteigerung durch mobile Zugänglichkeit

Durch die zentrale Verfügbarkeit von Informationen, Unternehmensrichtlinien und Tools über die App entfallen unnötige Rückfragen und Verzögerungen. Mitarbeitende – besonders Non-Desk Worker – können benötigte Informationen ortsunabhängig abrufen, was zeitaufwändige Abstimmungsprozesse reduziert.

Wichtige Funktionen: Was muss eine gute Mitarbeiter App bieten?

Damit eine Mitarbeiter App den gewünschten Mehrwert liefert, muss sie bestimmte Funktionen bieten. Hier ein Überblick, was eine App wie XELOS leisten sollte:

Benutzerfreundlichkeit und einfache Navigation

Eine intuitive Benutzerführung ist für kleine Unternehmen besonders wichtig. Die XELOS App setzt auf eine leicht verständliche Struktur und eine benutzerfreundliche Navigation. So können alle Mitarbeitenden die App ohne lange Einarbeitung ganz intuitiv nutzen.

Kommunikation und News

Die App dient als zentrales Sprachrohr des Unternehmens und informiert Mitarbeitende in Echtzeit über wichtige Neuigkeiten, Veranstaltungen oder interne Updates. Push-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Information übersehen wird.

Dokumentenablage

Für Mitarbeitende relevante Unterlagen wie Formulare, Handbücher oder Richtlinien können zentral in der App hinterlegt werden. Damit entfallen zeitaufwändige Suchen, und wichtige Dokumente sind immer griffbereit.

Feedbackmöglichkeiten

Regelmäßiges Feedback ist entscheidend für die Entwicklung eines positiven Betriebsklimas. Die App sollte Tools für interne Umfragen und Feedbackrunden bieten. Mit der XELOS Mitarbeiter App sammeln Sie Feedback unkompliziert und können gezielt auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden eingehen.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Gerade in Deutschland spielt die DSGVO eine zentrale Rolle. Die Mitarbeiter App von XELOS stellt sicher, dass alle Daten DSGVO-konform gespeichert und geschützt sind. Dies ist für Unternehmen besonders wichtig, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Ein großer Vorteil der XELOS App liegt in ihrer Flexibilität. Kleine Unternehmen, die langfristig wachsen möchten, profitieren von einer App, die sich problemlos erweitern lässt. Neue Funktionen und Module lassen sich bei Bedarf hinzufügen, sodass die App mit Ihrem Unternehmen wächst.

Mitarbeiterverzeichnis und Kontakte

Ein übersichtliches Verzeichnis ermöglicht es, KollegInnen schnell zu finden und direkt Kontakt aufzunehmen – egal ob per Chat oder Telefon. Besonders für große Teams oder verteilte Standorte ist dies ein entscheidender Vorteil.

Tipps für eine erfolgreiche Einführung und Implementierung

Strategisches Rollout

Für eine erfolgreiche Implementierung empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen. Testen Sie die App zunächst in einer Abteilung, bevor sie im gesamten Unternehmen ausgerollt wird. So können Sie eventuelle Anpassungenvornehmen und die App noch besser auf die Anforderungen Ihres Teams zuschneiden.

Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden

Eine kurze Einführungsschulung hilft, die Akzeptanz der App zu fördern. Ob durch Video-Tutorials, Workshops oder kurze Schulungsdokumente – ein effektives Onboarding motiviert die Mitarbeitenden, die App im Arbeitsalltag zu nutzen.

Kontinuierliche Evaluation und Anpassung

Eine gute Mitarbeiter App bleibt nicht statisch. Unternehmen sollten regelmäßig Feedback einholen und die App den aktuellenAnforderungen anpassen. Die XELOS App lässt sich flexibelweiterentwickeln und wird so auch langfristig ein wertvolles Tool für die interne Kommunikation und Organisation.

Fazit

Eine Mitarbeiter App wie XELOS ONE bietet kleinen Unternehmen die Möglichkeit, ihre interne Kommunikation effizienter zu gestalten und alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Position, einzubinden. Dank der klaren Abgrenzung zu umfangreicheren Kollaborationstools bleibt die Einführung einfach, der Nutzen jedoch enorm.

Indem Sie gezielt auf eine Lösung setzen, die sowohl redaktionelle Inhalte als auch Basisdienste bündelt, schaffen Sie einen unkomplizierten Zugang zu wichtigen Informationen und fördern die Vernetzung im gesamten Team.

FAQ

Was ist die beste Mitarbeiter App?

Die beste Mitarbeiter-App hängt stark von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Jedes Team hat unterschiedliche Prioritäten, sei es Kommunikation, einfache Bedienung oder die Möglichkeit, alle Mitarbeitenden – auch Non-Desk-Worker – zu erreichen. Eine pauschale Empfehlung gibt es deshalb nicht. Wichtig ist, dass die App Ihren Arbeitsalltag erleichtert, sich nahtlos in bestehende Prozesse integriert und flexibel erweiterbar ist.

Ein Beispiel für eine vielseitige Lösung ist die XELOS ONE Mitarbeiter-App. Sie bietet eine zentrale Plattform für interne Kommunikation und das Teilen wichtiger Informationen. Funktionen wie ein integriertes Mitarbeiterverzeichnis, Chat-Nachrichten und die Anpassung an Ihr Corporate Design machen sie zu einem wertvollen Tool für Unternehmen jeder Größe. Besonders kleine Unternehmen profitieren von der intuitiven Bedienung und der einfachen Implementierung. Dank der Möglichkeit, die App kostenlos zu testen, können Sie sich selbst ein Bild davon machen, ob sie zu Ihren Anforderungen passt.

Wie viel kostet eine Mitarbeiter App?

Die Kosten für eine Mitarbeiter App sind mit den individuellenAnforderungen Ihres Unternehmens verbunden. 

Faktoren wie die Anzahl der Nutzenden, gewünschte Funktionen und der Umfang der Anpassungen beeinflussen den Preis. 

Eine pauschale Antwort gibt es daher nicht. Wichtig ist, dass die App sowohl Ihren Bedürfnissen als auch Ihrem Budgetgerecht wird.

XELOS bietet zwei flexible Modelle: 

XELOS ONE ist die schmalere Intranet-Variante. Mit der XELOS Mitarbeiter App wird Kommunikation und Zusammenarbeit massiv vereinfacht. 

XELOS PRO eignet sich für Unternehmen, die komplexere Anforderungen haben und viele zusätzliche Anpassungen und Wünsche umsetzen möchten. 

Beide Modelle lassen sich individuell konfigurieren. Sie können auf der Preise-Seite von XELOS schnell und unverbindlich ein Angebot einholen – in nur einem Schritt. Probieren Sie es aus und finden Sie heraus, welches Modell zu Ihrem Unternehmen passt!

Was sollte eine Mitarbeiter App können?

Eine Mitarbeiter App sollte den Arbeitsalltag vereinfachen und die Zusammenarbeit im Team fördern. 

Sie sollte als zentralePlattform dienen, die wichtige Informationen bereitstellt, Kommunikation erleichtert und effizient gestaltet. Wichtig ist, dass die App intuitiv bedienbar ist, damit alle Mitarbeitenden sie ohne lange Einarbeitungszeit nutzen können.