Wenn analoge Prozesse den Service ausbremsen – endlich läuft die Verwaltung digital reibungslos.
Einblicke in ein Bürgerbüro.
Mehr als 300.000 BenutzerInnen vertrauen bereits auf XELOS.
Schnelle Zusammenarbeit
Mehr Servicezeit
Brandaktuelle Informationen
Wenn analoge Prozesse Service und Nerven kosten
Sabine arbeitet als Sachbearbeiterin im Bürgerbüro einer mittelgroßen Gemeinde. Täglich hat sie mit BürgerInnen zu tun, bearbeitet Anträge, gibt Auskünfte und sorgt dafür, dass Verwaltungsdienstleistungen schnell und korrekt abgewickelt werden.
Doch ihr Arbeitsalltag war bisher geprägt von analogen Prozessen: Informationen auf Papier, Telefonnotizen, Aushänge im Flur. Häufig waren Mitteilungen veraltet oder gingen ganz verloren. Das führte zu unnötigen Rückfragen, längeren Wartezeiten und viel Stress – sowohl für Sabine als auch für die BürgerInnen.
Mit XELOS PRO konnte das Bürgerbüro seine Abläufe digitalisieren. Informationen sind jetzt zentral verfügbar, immer aktuell und für alle leicht zugänglich – so wird Sabines Arbeit deutlich einfacher und der Bürgerservice spürbar besser.
„Früher bin ich ins Chaos gestartet. Heute habe ich den Überblick – und das macht meinen Job viel entspannter.“
Funktionen im Einsatz
für einen strukturieren Arbeitsalltag im Bürgerbüro
Aufgabenmanagement
Abteilungsübergreifender Zugriff auf ein zentrales Aufgabenmanagement und die Verwaltung von Aufgaben.
Wiki
Eine zentrale Erfahrungssammlung baut Wissenssilos innerhalb der Mitarbeiterschaft ab und bündelt Wissen effektiv.
Formulare
Prozesse und interne Formulare können alle intern abgelegt, benutzt und bearbeitet werden.
Vom Papierchaos zur klaren Struktur
Mit der Einführung des Intranets konnten Sabine und ihr Team im Bürgerbüro die internen Abläufe endlich digitalisieren. Ob am Arbeitsplatz oder unterwegs – alle KollegInnen arbeiten jetzt über eine zentrale Plattform, auf die alle jederzeit zugreifen können.
Digitale Unterstützung im Bürgerbüro
Mit XELOS konnte Sabine den Arbeitsalltag in ihrer Verwaltung deutlich vereinfachen. Statt auf Zettel, Aushänge oder E-Mails angewiesen zu sein, greift das gesamte Team nun auf eine zentrale Plattform zu. So laufen Prozesse schneller und zuverlässiger ab – zum Vorteil für Mitarbeitende und BürgerInnen gleichermaßen.
- Klare Abläufe – Dienst- und Schichtpläne sind jederzeit aktuell, Änderungen werden automatisch per Push-Nachricht gemeldet.
- Schnelle Kommunikation – neue Verordnungen, interne Hinweise oder Sprechstunden-Infos erreichen alle sofort und ohne Umwege.
- Einfacher Zugriff – relevante Dokumente und Informationen stehen gebündelt an einem geschützten, datenschutzkonformen Ort bereit.
Besonders hilfreich: BürgerInnen profitieren von kürzeren Wartezeiten und weniger Rückfragen, während Sabine und ihr Team spürbar entlastet werden.
Ankündigungen und Aufgaben laufen jetzt an einem Ort zusammen – übersichtlich und verlässlich.
„Ich weiß gleich zu Dienstbeginn, was Sache ist. Das nimmt enorm viel Stress raus.“
