Auf der Suche nach einer Collaboration-Lösung? Das müssen Sie bei der Auswahl beachten

Die Digitalisierung verändert die Geschäftswelt rasant . Unternehmen stehen zunehmend unter dem Druck, ihre Arbeitsstrategien zu überdenken, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Arbeitskraft zu unterstützen. Marketing, Produktentwicklung oder Kundenmanagement sind heute aufgrund der Digitalisierung der Arbeitsprozesse eine ganz andere Disziplin als vor fünf oder zehn Jahren. Jede Unternehmensabteilung ist heute mit einem höheren Arbeitsvolumen und komplexeren Aufgaben konfrontiert. Geschäftszyklen werden über alle Disziplinen hinweg schneller und agiler.

Die neuen Herausforderungen, die durch die unaufhaltsame Digitalisierung entstehen, kann man nicht länger mit E-Mails, Excel-Tabellen und den klassischen Office-Werkzeugen aus der PC-Ära bewältigen. Unternehmen, die mit den aktuellen Veränderungen der Arbeitswelt erfolgreich umgehen möchten, müssen ihre Mitarbeiter mit modernen Lösungen ausstatten, die die aktuellen Trends – vor allem Cloud, Mobile und Social – berücksichtigen. Moderne Business-Collaboration-Lösungen bieten Unternehmen jeder Größe oder Branche nützliche Werkzeuge rund um Planung, Kommunikation, Organisation und Produktivität an, die in der Praxis immer beliebter werden. Sie ersetzen nicht nur die guten, alten Office-Programme, sondern – und das ist viel wichtiger – eröffnen völlig neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Systemauswahl als kritische Projektphase betrachten

Da jedes Team anders arbeitet, jeder Mitarbeiter einen persönlichen Arbeitsstil und jedes Unternehmen eine ganz individuelle Vorstellung von Produktivität hat, gibt es auf dem Business-Collaboration-Markt unzählige Alternativen, die diese Vielfalt widerspiegeln. Von einfachen Task-Management-Apps, über klassische Projektmanagementsysteme und moderne soziale Netzwerke für Unternehmen  bis hin zu ganzheitlichen Collaboration-Suites: Das Angebot ist auf dem heutigen Markt extrem breit gefächert. Dies sollte Unternehmen jedoch nicht abschrecken. Ganz im Gegenteil. Denn so ein großes Marktangebot hat für den Kunden eigentlich nur Vorteile. So sinken aufgrund des starken Konkurrenzdrucks nicht nur die Preise, sondern die Produkte werden immer besser und leistungsfähigerer. Die Suche nach der richtigen Lösung wird angesichts der Vielzahl von Alternativen zwar etwas erschwert. Doch wer die Systemauswahl als kritische Projektphase betrachtet und dabei systematisch vorgeht, wird schnell fündig werden.

Ziele und Zielgruppe definieren

Für den Erfolg eines Collaboration-Projekts ist zunächst eine klare Zieldefinition entscheidend. Dies spielt schon beim Auswahlprozess eine Rolle. So werden IT-Profis zum Beispiel eine Anforderungsanalyse durchführen, in einem Lastenheft die Unternehmensanforderungen im Detail spezifizieren, die erwarteten Funktionen der Software, sowie die abzudeckenden Anwendungsfälle beschreiben. Anhand dieser Spezifikationen lassen sich später die verschiedenen Alternativen leichter beurteilen und miteinander vergleichen. Marketer, Vertriebsleiter oder etwa Finanzmanager, die keinen technischen IT-Hintergrund haben, werden sich mit der Erstellung eines Anforderungskatalogs eher schwer tun. Nichtsdestotrotz müssen sie sich über die Ziele im Klaren sein, die durch die Einführung der Collaboration-Lösung erreicht werden sollten. Wollen wir besser miteinander kommunizieren? Ordnung in unserem Dokumenten-Chaos schaffen? Oder unsere Aufgaben effizienter organisieren? Intuitiv weiß ja jeder, wonach er sucht. Es lohnt sich aber, dies auch schriftlich festzuhalten.

Ebenso wichtig wie die Ziele, die man durch den Einsatz der Collaboration-Software erreichen möchte, ist auch die Zielgruppe. Welche Abteilung beziehungsweise welche Mitarbeiter sollen mit der Software später arbeiten? Was erwarten sie davon? Welchen konkreten Nutzen würde sie ihnen bringen? Solche Fragen kann die IT-Abteilung beziehungsweise der Abteilungsleiter in der Regel nicht selbst beantworten. Endnutzer sollten deshalb frühzeitig in den Auswahlprozess einbezogen werden und sich an den Diskussionen aktiv beteiligen.

KO-Kriterien festlegen

Neben Preis und Funktionalität spielen bei der Auswahl der richtigen Collaboration-Lösung weitere Faktoren eine Rolle. Business-Entscheider sind deshalb gut beraten, die wichtigsten Auswahlkriterien festzulegen, um aus der großen Auswahl schnell die Lösungen auszufiltern, die die eigenen Anforderungen nicht erfüllen werden. Dadurch spart man sich das unnötige Testen von unpassenden Produkten und hat man mehr Zeit, um die Lösungen, die in die engere Auswahl kommen, ausführlich zu evaluieren – dazu später mehr. Es gibt einige grundlegende Faktoren, die häufig ein KO-Kriterium darstellen. Hierzu zählen zum Beispiel Plattformverfügbarkeit (“Die Software muss unbedingt auf Linux laufen”), Lokalisierung (“Wir sind ein internationales Team und brauchen eine mehrsprachige Lösung”) oder das Bereitstellungsmodell (“Wir müssen die Software selbst in unserem Netzwerk hosten”).

Best of Breed oder All in One?

Wenn es um die Auswahl der richtigen Collaboration-Lösung geht, stellt sich häufig die Frage: Möchte man mit einem einfachen Tool starten, das sich ausschließlich auf ein Teilaspekt der effektiven Zusammenarbeit fokussiert (“ Best of Breed ”)? Oder doch lieber mit einer ganzheitlichen Suite arbeiten, die alles in einem bietet (“All in One”)? Beim Best-Of-Breed-Ansatz geht es darum, das beste verfügbare Produkt seiner Art für einen bestimmten Zweck zu finden. All-in-One-Plattformen bieten dagegen ein komplettes Tool-Set, das von der gleichen Firma angeboten wird. Im Bereich Collaboration gibt es zum Beispiel viele Best-of-Breed-Tools für Task-Management, Invoicing oder Zeiterfassung. Diese Funktionen findet man aber auch in vielen All-In-One-Produkten. Beide Lösungsansätze haben Vor- und Nachteile, die man berücksichtigen und je nach Einsatzszenario bewerten sollte. Mit welchen Features All-in-One-Lösungen punkten, erfahren Sie hier.

Unter realen Bedingungen testen

Sobald man ein paar Produkte gefunden hat, die mit den eigenen Anforderungen und Zielen im Einklang stehen, gilt es, diese ausführlich zu testen – und zwar unter möglichst realen Bedingungen. Ein Profil für Max Muster anzulegen, eine neue Aufgabe oder eine Notiz schreiben oder irgendwelche fiktive Daten auszufüllen reicht nicht aus. Diese Form des Testens ist sicher besser als nichts, kann aber später leicht zu Unzufriedenheit führen. Denn es bringt nichts, wenn sich der Collaboration-Spezialist des Unternehmens zurechtfindet, der Sachbearbeiter aber später überhaupt nicht. Unternehmen sind also gut beraten, ausgewählte Systeme ausgiebig auf Nerz und Nieren zu prüfen, bevor eine Kaufentscheidung getroffen wird. Entscheidend dabei: Am Evaluierungsprozess sollten die Mitarbeiter teilnehmen, die später das System nutzen werden und mit echten Geschäftsdaten arbeiten. In aller Regel lassen sich Online-Dienste schnell und unbürokratisch ausprobieren. Xelos können Sie in der Cloud 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen .

Fazit

Auf dem heutigen Markt wird eine große Vielzahl von Collaboration-Lösungen angeboten. Wer den Überblick nicht verlieren will, muss deshalb die Systemauswahl als kritische Projektphase betrachten und dabei systematisch vorgehen. Welche Collaboration-Lösung letztendlich die Richtige für ein Unternehmen ist, hängt von vielen einzelnen Faktoren wie Branche, Teamgröße, Führungsstil oder Unternehmenskultur ab. Bevor man sich auf die Suche macht, sollte man sich deshalb im Klaren darüber sein, welche konkrete Ziele mit der Software verfolgt und welche Prozesse damit abgedeckt werden sollen. Jeder muss sich über den eigenen Arbeitsstil und seine Arbeitsprozesse im Klaren sein und nach einer Software Ausschau halten, die diese fördert und unterstützt. Die perfekte Lösung, die alle gewünschten Funktionen enthält und sämtliche Anforderungen erfüllt, wird man leider vergeblich suchen. Entscheidend ist vielmehr die Akzeptanz der Endanwender. Durch den Einsatz der Collaboration-Software sollte jeder Mitarbeiter – nicht bloß das Management – einen echten Nutzen und spürbare beziehungsweise messbare Ergebnisse für sich erzielen können.