Dokumentenmanagement: Worauf es wirklich ankommt
Effizientes Dokumentenmanagement stellt für viele Unternehmen nach wie vor eine große Herausforderung dar. Die schier endlose Menge an Daten und Informationen, die im Zuge der Digitalisierung entsteht, macht das Ganze nur noch schwerer. Neben einfachen Sharing-Möglichkeiten werden Kontext und eine mächtige Suchfunktion für Unternehmen immer wichtiger.
Die Verwaltung von Dokumenten wird in Unternehmen immer komplexer. Denn heutzutage müssen Rechnungen, Lieferscheine, Belege, Verträge, Präsentationen und weitere wichtige Geschäftsdokumente nicht nur auf dem eigenen Büro-PC verfügbar sein. Mitarbeiter erwarten zunehmend, dass sie auf wichtige Arbeitsdokumente jederzeit und überall zugreifen können, egal ob im Home-Office, im Zug auf dem Weg zum Kunden oder vor Ort bei ihm im Büro. Hinzu kommt: Die unaufhaltsame Digitalisierung unseres Alltags produziert eine schier endlose Menge an Dokumenten, die mit traditionellen Tools nicht mehr zu bewältigen ist. Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen besteht bei der effizienten Verwaltung von Dateien und Dokumenten häufig großes Verbesserungspotential. Vor diesem Hintergrund verbreiten sich File-Sharing-Lösungen wie Dropbox , Google Drive und Co. in Unternehmen immer weiter. Solche Cloud-Dienste überzeugen durch eine einfache Synchronisierung über verschiedene Geräte hinweg und die Möglichkeit, Dateien jeglicher Art mit Kollegen auf einfache Art und Weise teilen zu können. Doch gerade im Geschäftsumfeld fehlen solchen Lösungen einige wichtige Funktionen, die in Sachen effizientes Dokumentenmanagement entscheidend sind.
Kontext ist King
Erstens: Kontext. Gerade in der Projektarbeit ist es wichtig, Designvorlagen, Marketing-Texte, Bildmaterial, grafische Elemente und weitere Dokumente, die im Laufe des Projekts entstehen, zentral an einem Ort und in ihrem jeweiligen Kontext abzulegen. So kann man zum Beispiel jederzeit nachverfolgen, wer an welchem Dokument gearbeitet hat, wer verantwortlich dafür war, welche Diskussionen während des Erstellungsprozess entstanden sind oder welche verschiedenen Versionen es von einem Dokument gibt. Wenn wichtige Projektdokumente nur in irgendwelchen Ordnern im Netzlaufwerk oder auf Dropbox und Co. gespeichert sind, fehlen alle diese wichtigen Metadaten. Auf diese Informationen wird man aber zurückgreifen wollen, wenn zum Beispiel Probleme auftauchen oder es Diskussionen mit dem Kunden gibt. Die Ablage von Dokumenten im Kontext des Projekts erleichtert also nicht nur die Informationsbeschaffung innerhalb des Teams, sondern kann auch mehr Transparenz gegenüber Kunden und externen Projekt-Stakeholdern schaffen.
Mächtige Suche
Worauf man bei üblichen File-Sharing-Diensten in der Regel auch verzichten muss, ist eine mächtige Suchfunktion, mit der jeder Mitarbeitende die Dokumente, die für ihn wichtig sind, jederzeit einfach und schnell finden kann. Die in XELOS integrierte Suchfunktion findet die gewünschten Informationen und Dokumente dagegen auf Knopfdruck. Dank der Volltextindizierung und intelligenter Algorithmen können AnwenderInnen nicht nur nach Dateinamen suchen, sondern auch nach Texten innerhalb von Projektdokumenten in Standard-Formaten wie Word, Excel, PowerPoint oder PDF. Entscheidend dabei: Das System berücksichtigt bei der Suchanfrage die Rolle und die Berechtigungen der AnwenderIn, so dass jede Person nur die Dokumente einsehen und bearbeiten kann, die auch für sie bestimmt sind.
