Projektmanagement: Fünf Gründe, warum Sie auf E-Mails getrost verzichten können

Das häufigste Kommunikationsmittel in Projektteams ist die E-Mail. Das bestätigt eine aktuelle, europaweite Studie zum Thema Business-Collaboration, die vom britischen Project Management Institute im Auftrag des Projektmanagement-Anbieters Projectplace durchgeführt wurde. Demnach nutzen 76 Prozent der rund 1.200 befragten Projektmanager E-Mail für die Projektkommunikation. Die Ergebnisse sind wenig überraschend. Denn die gute, alte E-Mail bleibt über 30 Jahre nach ihrem Debüt in Deutschland und trotz Whatsapp, Skype, Slack und Co. das wichtigste Kommunikationsmedium in der digitalen Welt. Vor allem aufgrund der offenen, weitverbreiteten Standards, auf denen die E-Mail-Kommunikation basiert, konnte das digitale Kommunikationsmedium Nummer eins alle Krisen und Revolutionen in der IT-Welt überleben.
Dass die E-Mail aus der Geschäftswelt nicht wegzudenken ist, heißt jedoch noch lange nicht, dass sie für alle Kommunikationszwecke im Unternehmen geeignet ist. Gerade im Bereich Collaboration und Projektmanagement gilt sie als Produktivitätskiller Nummer eins . Im Folgenden stellen wir fünf entscheidende Punkte vor, warum Sie beim Projektmanagement getrost auf E-Mails verzichten können.

1.    E-Mail-Clients sind keine Dokumentenmanagementsysteme
E-Mail-Clients verwalten keine Dokumente. Sie wurden ja auch nie zu diesem Zweck konzipiert. Dennoch befindet sich ein großer Teil der Projektdokumentation häufig in ein- und ausgehenden E-Mails und deren Dateianhängen. Dadurch entstehen unzusammenhängende, ungewollte verteilte “Ablagesysteme” mit einer unkontrollierbaren Vielzahl von Kopien und Versionen der gleichen Dokumente und Ressourcen. Eine einheitliche, umfassende, stets aktualisierte Projektdokumentation, wie sie gerade bei komplexeren Projekten notwendig ist, ist dadurch oft nur mit erheblichem Aufwand möglich.

2.    Wichtige Ressourcen sind schwer auffindbar 
Laut der anfangs erwähnten Studie sind vor allem begrenzte Mailboxen (26 Prozent) und die schwierige Suche nach speziellen E-Mails mit wichtigen Informationen und Projektressourcen (38 Prozent) dabei zentrale Probleme. Moderne Collaboration-Lösungen wie XELOS bieten sich aufgrund ihrer Flexibilität und ihrer Dokumentenmanagement-Features als zentraler Speicherort für alle Projektdaten und -Informationen an. Da sämtliche Projektressourcen strukturiert abgelegt werden, kann jedes Projektmitglied diese bei Bedarf jederzeit schnell finden.

3.    Prioritäten und Zuständigkeiten gehen verloren
Wichtige Informationen und Dokumente sind jedoch nicht das einzige, was im E-Mail-Chaos schnell verloren gehen kann. Auch Prioritäten und Zuständigkeiten bleiben häufig durch die Nachrichtenflut unklar. Die Folge sind unkoordinierte Prozesse, die sich negativ auf die Entwicklung des Projekts auswirken können. Dank der nützlichen Task-Management-Werkzeuge, die zeitgemässe Collaboration-Lösungen in petto haben, erhält jeder Projektteilnehmer jederzeit einen Überblick darüber, wer was (bis wann) zu erledigen hat.

4.    Keine echte Team-Kommunikation möglich
E-Mails sind dem Wesen nach eigentlich an eine Person gerichtet. In der Team- beziehungsweise Projektarbeit werden sie durch Weiterleitung oder CC-Kopien dem Team zugänglich gemacht. Bei kleinen Arbeitsgruppen mag das zwar noch gut klappen. Arbeiten jedoch 10, 20 oder noch mehr Leute an einem Projekt zusammen, dann wird es einfach unmöglich, den Überblick zu behalten. Projektteams, die auf einer zentralen Collaboration-Plattform zusammenarbeiten, können sich durch integrierte Funktionen wie Messenger, Gruppen-Chat oder Status-Boards viele unnötige E-Mails ersparen. Darüber hinaus halten Activity Streams, wie sie von den meisten Social-Enterprise-Lösungen angeboten werden, Anwender stets über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden. Um Ideen schnell und unkompliziert auszutauschen, können zudem Kommentare, Likes und Mentions genutzt werden.

5.    Die tägliche E-Mail-Flut führt zu Stress
Ein weiterer, kritischer Punkt, der die Produktivität des Projektteams beeinträchtigen kann und nicht zu unterschätzen ist, ist der Stress-Faktor, der mit der täglichen E-Mail-Flut zusammenhängt. So führt die hohe E-Mail-Anzahl bei rund 35 Prozent der vom Project Management Institut befragten Projektleiter zu Stress – in Deutschland sind es sogar 43 Prozent. Interessant ist dabei die Erkenntnis, dass drei Viertel der Studienteilnehmer der Meinung sind, dass bessere Collaboration-Lösungen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch zu einem geringeren Stresslevel führen würden. Wie jeder Projektmanager weiß, sind motivierte und zufriedene Mitarbeiter, die das Projekt nach vorne bringen, für den Erfolg ausschlaggebend.